Administrando el Mantenimiento Recurrente (I)


Una de las principales responsabilidades del Facility Manager es administrar el mantenimiento recurrente en el edificio y/o grupo de edificios del cual es responsable. Denominamos mantenimiento recurrente a la gestión de incidencias en los sistemas fundamentales y necesarios para la operación en un edificio, como son las instalaciones eléctricas, la iluminación, gasfitería, cerrajería o el mismo mobiliario.

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Los sistemas básicos para la operación en el edificio: iluminación menor, gasfiteria menor, cerrajería, mobiliario

La gestión eficiente de este tipo de incidencias es de por si un reto para el equipo de técnicos y supervisores del mantenimiento recurrente. Estos tipos de sistemas se caracterizan por no ser susceptibles a practicas tradicionales de mantenimiento preventivo o predictivo (como lo pudiéramos aplicar a algún equipo o instalación electromecánica) salvo la aplicación de mantenimientos correctivos programados, es decir, efectuar el cambio programado total o parcial de los elementos y/o piezas de una instalación antes de que se encuentren defectuosos por el uso: una opción efectiva pero costosa.

Si definimos tardíamente una estrategia para atender este tipo de incidencias, su aparición puede incrementarse de manera descontrolada, por lo que hay que actuar rápido. Pero porque dejar que el origen de estas incidencias quede como una variable no controlable? Como podríamos convertirlo en una variable controlable? Analicemos (o intentemos analizar) su origen. Que es lo que caracteriza a estos sistemas y los hace fundamentales para un inmueble?

Ya lo hemos mencionado: son sistemas necesarios para que el edificio sea utilizado por sus ocupantes, por ello, su condición está muy ligada a la recurrencia con la que son operados por las personas. Una incidencia de grifería goteando puede ser solucionada rápidamente, pero que pasa cuando vuelve a reportarse en un par de semanas? Que pasa cuando se vuelve recurrente? Ha sido resuelto correctamente? Quién lo resolvió? Los usuarios están utilizándolo correctamente?

En la gestión de este tipo de incidencias recurrentes, por lo general muy sencillas de solucionar, existirá una tendencia a delegar su atención a un técnico de mantenimiento junior o de mediana experiencia. Si ése, es nuestro caso, la clave para administrar esta gestión será el acompañamiento que le demos a este técnico.

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La rutina de la atención diaria, origina en los técnicos la tendencia a mimetizarse con su entorno, convirtiéndolo en un técnico menos observador, menos cuestionador

La rutina de la atención diaria, origina en los técnicos la tendencia a mimetizarse con su entorno, convirtiéndolo en un técnico menos observador, menos cuestionador: sólo acudirá a resolver una situación puntual, sin evaluar el origen del problema o el entorno de la situación.

El acompañamiento es trascendental. Ya sea a través de reuniones de seguimiento periódico ó supervisión en campo, el seguimiento de la manera como se resuelven estas incidencias sencillas (y recurrentes) es importante para construir en el equipo una mejor actitud observadora, mas cuestionadora.

Aquí, como en la mayoría de actividades de la administración de inmuebles, el seguimiento deberá basarse en un registro (a través de la utilización de sistemas de administracion del mantenimiento) Las reuniones de seguimiento tienen que devenir de un análisis previo de la evolución de estas incidencias recurrentes. Los diagramas resultan muy útiles para graficar la evolución y dispersión de las incidencias. Son fáciles de interpretar, por lo que no se tendremos dificultad de explicarlos a profundidad al equipo técnico.

A través de este seguimiento de la evolución de aparición de las incidencias recurrentes, podrán apreciarse claramente focos de concentración, ya sea por similitud en la ubicación, similitud en el origen, etc. Durante este seguimiento compartiremos experiencias de resolución, se definirán acciones sencillas, puntuales con el equipo técnico del inmueble. Aplicando conceptos de mejora continua, podríamos resumir este ciclo en el siguiente gráfico:

Mejora Continua - Mtto Recurrente
Ciclo sencillo de Mejora Continua aplicada a la ejecución del Mantenimiento Recurrente

He aquí, donde lo rutinario, lo volvemos dinámico. Cambiamos el enfoque con que el técnico acude a resolver el mantenimiento recurrente, ampliando su visión al momento de ejecutar la reparación, tendrá la tarea adicional de buscar el origen de la incidencia con la finalidad que en la siguiente reunión de seguimiento pueda explicar sus hallazgos.

Es importante mencionar, que las incidencias recurrentes no desaparecerán: pero si controlaremos su aparición. Resulta diferente que el equipo de técnicos de mantenimiento recurrente amanezca e ingrese al edificio sin ninguna idea de que le deparará el día en cuanto a la aparición de estas incidencias, a la de un equipo de técnicos con una visión mas amplia y motivada a dar solución al origen de dichas incidencias.

Hasta aquí hemos analizado algunas practicas para gestionar la ejecución del mantenimiento recurrente, pero queda aun un factor importante en este tipo de incidencias: que pasa si el origen de la recurrencia deviene del uso (o mal uso) de los ocupantes del inmueble? Lo analizaremos en la segunda parte de este articulo.

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