La inspeccion de instalaciones en los contratos de administración de facilities


Un buen diagnostico inicial de la infraestructura e instalaciones permitirá evitar sorpresas y desacuerdos, mas adelante, durante el desarrollo del contrato de administración de facilities. Para ello debemos de prever los recursos, el tiempo y staff idóneo para efectuar una inspección efectiva en el plazo que nos permita la organización que nos convoca a ofrecerles dicho servicio.

Muchas veces, durante el proceso de licitación, las organizaciones programan algunas (o al menos una) visitas técnicas a los postores de los servicios de administración de facilities, por lo que tememos que aprovecharlas al máximo. La pregunta es: ¿Donde debemos enfocarnos? ¿Que recursos requeriremos? La respuesta es: depende.

Depende del tipo de negocio de la organización, es diferente realizar un ‘assessment’ en una planta industrial que en un edificio de oficinas, o una clínica u hospital. En cada caso, tendremos que comenzar a visitar e inspeccionar las instalaciones críticas para la operación del negocio en particular de cada organización.

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Cada industria o servicio tienen regulaciones asociadas a su infraestructura, su conocimiento es relevante para efectuar inspecciones efectivas.

Aquí, prevalecerá el conocimiento previo que tengamos del negocio a quien le propondremos el servicio, inclusive el conocimiento de las regulaciones técnicas, gubernamentales o internacionales a las que se encuentra sujeto como industria o servicio. Con ésa información, podremos identificar previamente la criticidad de cada instalación y/o equipamiento, ayudándonos a enfocar mejor nuestro esfuerzo de diagnostico.

Depende del tiempo que dispongamos, es diferente tener 2 semanas que tener 2 días para realizar las visitas técnicas. Dependiendo del plazo disponible, de la cantidad de personal de staff que la organización nos permita hacer ingresar, tendremos que hacer que cada minuto de la visita recoja la mayor cantidad de información relevante (siempre priorizando la instalación critica del negocio)

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Debemos contar en nuestro staff, personal técnico experimentado que nos apoye en diagnosticar rápidamente equipamiento sin historial previo.

Aquí, prevalecerá la preparación técnica del personal de staff que asignemos a la inspección, personal que por su experiencia sepa que y a quien preguntar las dudas técnicas relevantes, apoyados en dispositivos electrónicos de registro (check list), de algunas herramientas de diagnostico (p.e. un termómetro laser)

Depende de la información que nos brinde la organización, dado que nos es lo mismo encontrarse con un historial técnico del desempeño del equipamiento de 2 a 3 años de antigüedad, que data sólo del último mantenimiento preventivo, y el resto de la información? Cómo podremos conocer la real situación operativa del equipo? Sólo nos quedaría probarlo.

Aquí, nuevamente tomará importancia la preparación técnica del personal de staff que efectúe la inspección, apoyado en un checklist operativo, y sencillo acerca de los principales parámetros de funcionamiento del equipo por diagnosticar.

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Nos proveerá una ventaja el poseer una metodología tecnológica para recolectar data relevante.

A fin de obtener la mejor relación comercial futura, con el outsourcing de administración de facilities, habrá que inducir a la organización a mantener un pensamiento ‘ganar-ganar’, y nos brinde las mayores facilidades para poder diagnosticar correctamente el estado de sus instalaciones y equipamiento, a fin de dimensionar el volumen de staff idóneo,  con la especialización requerida, con los instrumentos de diagnóstico orientados a la realidad especifica de sus instalaciones.

De otro modo, la oferta técnico – económica que ofrezcamos, carecerá de un verdadero acercamiento a la realidad, originando contingencias futuras en la relación contractual y comercial.

En resumen, como administradores de facilities, tenemos que estar preparados en:

  • Conocer previamente el negocio de la organización que solicita nuestros servicios, incluyendo las regulaciones a las que se encuentra sujeto la industria o servicio que presta.
  • Contar con personal técnico experimentado en el tipo de instalaciones y/o equipamiento crítico de la organización a quien le brindaremos el servicio
  • Contar con dispositivos tecnológicos que nos permitan recolectar datos, y diagnosticar correcta y rápidamente información relevante durante las inspecciones.

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