Nota: De los Contratos Multidisciplinarios al FM y la Digitalización – José Tello Chuco – EQUANS Perú


José Tello, es ingeniero mecánico por la Universidad Nacional del Callao, con una amplia trayectoria de más de 8 años de experiencia en gestión de diversos proyectos de servicios, conocimiento en los sectores de industria y servicios con especialidad en climatización, eficiencia energética, facility management, servicios multitécnicos, soluciones energéticas, entre otros, orientado a soluciones que agreguen valor y garanticen objetivos de sostenibilidad.
Actualmente se desempeña como Account Manager en EQUANS Perú.

En esta oportunidad, presentamos una nota especial acerca de las exposiciones denominadas «Retos del cambio – Contratos Multidisciplinarios a la integración de un FM» y «El nuevo protagonista del FM: La digitalización» presentada por Jose Tello Chuco, Account Manager en EQUANS Perú, durante el último Congreso Internacional TECNOEDIFICIOS organizada en noviembre 2021. A continuación la nota realizada:
FML. Acerca de la presentación denominada «Retos del cambio – Contratos Multidisciplinarios a la integración de un FM» ¿Qué tipos de contrato consideras que es el más difundido en las operaciones FM en Latinoamérica? ¿Consideras que existe alguna barrera para implementar uno u otro modelo?
JLT. De por sí, el contrato más difundido o el más comercial con el que contamos es el multidisciplinario, son los que constan de distintos proveedores de servicios. Por ejemplo, en un cliente retail, se tienen que cubrir los sistemas de climatización, los sistemas eléctricos, sistemas de seguridad electrónica, etc. Todas estas instalaciones se siguen trabajando con distintos proveedores; finalmente los usuarios tienen que cubrir la tarea de supervisión y seguimiento de estos servicios, contratando jefes de operaciones y mantenimiento, estos son los contratos más comerciales.
La barrera que veo que existe básicamente es el conocimiento de las ventajas de los contratos de Facility Management. Si bien es cierto, ya existe más apertura para escuchar sobre estas iniciativas aún hay un largo trabajo por realizar, pues consideramos que la mayor barrera es el temor de la incertidumbre y el hecho de cambiar a un nuevo modelo de servicio.
FML. En ese sentido, consideras que las empresas o corporativos tienen el temor de ‘perder el control’ de sus operaciones al brindarle una autonomía al operador de Facility Management
JLT. Si, pero depende como lo veamos. El objetivo de ser su proveedor FM es que nos vean y trabajemos como su brazo operativo, responsable de resolver sus problemas y atender las necesidades que surjan en sus operaciones, así el cliente puede enfocarse en su línea de negocio y maximizar su rentabilidad. Conversando con muchos clientes, cuando les preguntamos por las falencias, o los ‘puntos de dolor’ que tienen en su operación, resulta increíble la cantidad de tiempo que los altos mandos o gerencias tienen que dedicarse a temas operativos y del día a día por no contar con un socio estratégico para su operación. Con la implementación de tecnología y plataformas de gestión, el cliente podría acceder en tiempo real y visualizar la operación de sus instalaciones, desde el smartphone o computadora, permitiéndole estar involucrado en como va el desarrollo de actividades del proveedor de FM en todo momento, inclusive visualizando la cantidad de equipos, ocurrencias, tickets de atención. Con este nivel de servicio y herramientas el temor de perder el control de la operación debería quedar de lado y más bien considerar el contar con un proveedor de FM como una fortaleza.

FML. ¿Tal vez ‘esa’ sería la manera de convencer a las organizaciones de ésas bondades? El hecho de mantener ‘a la mano’ la información relevante de sus operaciones
JLT. Si de hecho, uno de los principales puntos a conversar con los clientes, siempre debería de ser: qué información necesitan visualizar. Estos KPI deben de elaborarse en conjunto con ellos, conocer que información tiene mayor relevancia que requieren para su reporte interno y gerencial. Nosotros como empresa de servicios debemos garantizar la continuidad operacional, mantener la disponibilidad de sus activos, y mezclar ambas experiencias tanto nuestra como la del cliente para garantizar el éxito en la gestión y operación.

FML. ¿Consideras que la pandemia COVID ha aportado a repensar en las corporaciones a tomar el servicio con un operador FM o ha mermado esa intención trabajando más en la internalización de los servicios?
JLT. Ahí nosotros nos encontramos con dos escenarios, de hecho cuando comenzó el tema de la pandemia, y empezaron a paralizar las operaciones de distintas industrias, cada sector se comportó de distinta manera. El hecho de tener personal propio para muchas empresas se convirtió en una complicación tanto en los temas de salud, como financieros, dado que tenían mucho personal contagiado que no podía laborar, muchas de estas empresas no contaban con personal tipo retenes, por lo que tuvieron que cubrir el servicio contratando más personal o contratar múltiples empresas de servicios, lo cual logísticamente fue muy complicado.
En el caso de un contrato de Facility Management, hay siempre una disponibilidad cubriendo los recursos de manera inmediata en caso de ausencia, sea por salud o por distintos motivos, es el que siempre va a tener personal disponible. Se cuenta con personal de reserva para cubrir cualquier tipo de incidencia.
Hoy vivimos en una industria camino a la digitalización llamada industria 4.0, la cual nos obliga a repensar e innovar y tener apertura para poder evaluar la implementación de nuevas soluciones. Vemos al Facility Management como una oportunidad en servicio que incluye todas estas tendencias y puntos mencionados.
FML. Acerca de la presentación denominada «El nuevo protagonista del FM: La digitalización» ¿Cuáles crees que son las principales barreras para implementar este tipo de tecnologías en Latinoamérica?
JLT. Hay mucho interés de los clientes en la digitalización de los contratos, pero es una realidad que en esta solución hay muchas aristas a tener en consideración.
Entre las principales barreras que existen es que muchas veces se cree que estas soluciones son excesivamente caras, difíciles de implementar y que se requiere de una infraestructura muy compleja para esta implementación, lo cual no es cierto puesto que hay herramientas a toda escala que buscan ser lo más amigables y prácticas en su implementación.
También nos hemos encontrado con casos de resistencia al cambio de lo tradicional, por ejemplo informes físicos, inventarios, fichas de datos, etc y que ahora todos estos sean visualizados desde el smartphone o cargados en una nube genera cierta resistencia. Para esto se recomienda constante acompañamiento y entrenamiento en el uso de las plataformas y buscar que sean lo más amigables para nuestros usuarios.
FML. ¿Dónde crees que conviene implementar este tipo de inversiones en tecnología? ¿Convendría que el propietario (Cliente) invierta más en el monitoreo en sus instalaciones? o ¿Qué sea un valor agregado del servicio del operador FM?
JLT. Sí. Eso depende mucho de cómo tenga su estructura el cliente. Nosotros hemos trabajado con empresas que cuentan con su propia plataforma por ser parte de un corporativo en distintos países y otros clientes que no cuentan con ningún tipo de plataforma donde hay libertad de implementar estas soluciones al responsable de FM.
En ambos casos el proveedor de FM debe estar en capacidad de gestionar y realizar sus actividades con distintas plataformas y ser un aliado de los fabricantes de estas herramientas digitales.
También es importante tener en cuenta que para el cliente o usuario es necesario contar con la información recopilada durante este periodo de contrato, lo cual debemos garantizarlo y permitirles tener una continuidad en su operación que les permita conocer su estado actual tanto en infraestructura como instalaciones.
Muchas veces se comete el error de no transferir esta información y dejar vacíos al cambio de proveedor, así como también debemos evitar trabajar con plataformas cerradas que no permitan trazabilidad al cliente.
FML. En efecto, ocurren estos casos, cuando un operador reemplaza a otro, se tiene que ‘asumir’ mucha información
JLT. Si, es un temor grande, y nosotros como responsables de FM deberíamos cuidar esa perspectiva del cliente, evitar el hecho de trabajar con varias plataformas cerradas y cuidar la continuidad del servicio.
FML. En cuanto a la plataforma ¿Consideras que debería de ser una sola plataforma digital sobre la cual trabajar o tomar lo mejor de cada herramienta tecnológica disponible?
Sí, de hecho ese tema de las plataformas es bastante amplio, pues el abanico que tenemos es bastante diverso, cada fabricante, cada empresa de tecnología tiene beneficios distintos de los cuales podemos obtener bastante provecho y también algunas limitaciones que depende de cada fabricante. Dependiendo del alcance que queramos coberturar, podemos monitorear el estado de las atenciones, visualizar el inventario, revisar la planificación del contrato, gestionar activos, etc y para esto se cuentan con distintos tipos de herramientas.
Los tipos de herramientas y plataforma para FM son las ERP (Entreprise Resources Planning), GMAO (Gestión de Mantenimiento asistido por Ordenador), CAFM (Computer Aided Facility Management) y también IWMS (Integrated Workplace Management Systems), las cuales podemos integrar o gestionar de manera aislada dependiendo de los resultados que queremos obtener principalmente de gestión.
FML. Hablando de la implementación en sí ¿Qué tipos de KPI pueden ser utilizados para valorar el éxito de la implementación de la digitalización en una operación FM?
JLT. Algunos de los KPI que podemos tomar a considerar son los siguientes: Periodo de implementación, capacidad de tecnología y recursos disponibles, selección de plataforma que se adecue mejor a la operación del cliente, evaluación de los costos e implementación que estén de acuerdo a lo planificado y realización de una marcha blanca para medir los resultados obtenidos, de igual forma es importante tomar en consideración que cada operación es particular y se maneja mediante diferentes variables. Este análisis debe ser caso a caso

FML. Finalmente ¿Existe un índice ROI esperado para valorar la recuperación de la inversión en tecnologías de digitalización en operaciones FM?
JLT. Nosotros no hemos implementado con la visión de tener un retorno de inversión inmediato, no lo trabajamos así, en realidad la digitalización forma parte de nuestra propuesta de valor como organización al ser uno de los pilares, la transición digital.
El costo de inversión de la digitalización de un contrato puede variar según el alcance que busquemos, pero representa una proporción muy pequeña del valor de un contrato de FM. Sin embargo, los beneficios obtenidos son importantes, ya que reducimos horas hombre en reporte, mediciones, informes, notificaciones, gestión y también en ahorros, impresiones y consumos de energía al tener la información digitalizada.
<>

Deja una respuesta

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Salir /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Salir /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Salir /  Cambiar )

Conectando a %s

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.