Artículo: ¿Cómo recuperarse cuando todo falla? Una mirada desde la gestión de activos

Por David Arturo Niño Martinez

El éxito para recuperarse ante desastres o situaciones que impacten en la operación de su organización se basa en la técnica de estar bien preparados para no improvisar en sus acciones que le lleven a estabilizar la operación y la gestión de su compañía, pero usted se preguntara, y como me preparo para afrontar estas situaciones desde la gestión de mi activo?, desde mi experiencia de más de 20 años en el Facility Management le doy los siguientes elementos claves para que no fracase en el intento:

1. Defina sus procesos clave dentro de la organización para la gestión de sus activos, no le dé temor si su compañía tiene más de un sitio de operación, en la misma ciudad o en ciudades distantes, si usted define bien sus procesos la gestión operativa será sencilla, para esto tenga en cuenta que en el mundo del Facility Management se logran dividir sus procesos en dos componentes claves y dentro de ellos le ayudo a complementar cuales servicios debería tener:

2.Tenga canales de comunicación unificados para poder informar lo que sucede al interior de su compañía, estos canales deben ser definidos tanto para cliente interno, externo y terceros involucrados como proveedores y entidades del gobierno, una comunicación efectiva y oportuna le ayudará al entendimiento de las partes involucradas y mejor aun al involucramiento del impacto que tiene la situación que está sucediendo en su organización e indicar con claridad que afectación tendrán sus procesos y en cuanto tiempo los podrá solucionar, eso le da una imagen a su compañía de orden y planeación de sus actividades.

El éxito para recuperarse ante desastres o situaciones que impacten en la operación de su organización se basa en la técnica de estar bien preparados para no improvisar en sus acciones que le lleven a estabilizar la operación y la gestión de su compañía.

3.No tenga proveedores, tenga aliados estratégicos para los procesos y actividades críticas, en lo posible trate de tener aliados clave que le puedan manejar y unificar un grupo de actividades, pero con un aspecto importante, ese proveedor debe ser especialista en lo que hace, en muchas ocasiones contratamos proveedores que no conocen bien de las actividades y que por variables como precio o recomendación de algún colega terminamos trabajando con proveedores que no tienen el conocimiento de las labores a realizar, no tienen el personal técnico capacitado y la solución termina no solo constando más sino generando más tiempo en los procesos.

4.Especialice los roles clave de la organización para la gestión de activos, tenga personas liderando los procesos críticos con alto nivel de experiencia y capacidades analíticas en la resolución de problemas, si no los tiene, entrene a su gente, no es necesario traer nuevas personas, estoy seguro que dentro de su equipo de trabajo existen personas capaces de cumplir ese objetivo, como líder de su compañía un logro es encontrar ese talento interno y potenciarlo, una vez lo encuentre, capacítelos, empodérelos, entregue los recursos y monitoree su trabajo, si después de analizar al anterior de su compañía no encuentra el talento interno, observe el mercado laboral y rodéese de los mejores.

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5.Construya un comité de continuidad del negocio, procure que no participen muchas personas, las mas claves dentro de su organización, dentro de estas personas a mi consideración están las siguientes: Dirección General, Dirección Financiera, Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Tecnología, Dirección de Seguridad Física; y Dirección Administrativa / Facility Management. Esta consolidación del comité es relevante, estas personas tomaran las decisiones clave.

6.Por último, tenga automatizado sus sistemas, monitorear en tiempo real le podrá ayudar a prevenir fallos de gran escala e impacto, dentro de estos pueden estar, Building Management System (BMS por su sigla en inglés) con este tipo de sistemas podrá monitorear sus componentes críticos como lo mencione anteriormente los que se encuentran dentro de la línea Hard Services.

Con estas acciones descritas podrá tener un sistema de gestión de activos eficiente, controlado y sobre todo preparado para cuando todo falla. FML

David Niño Martínez Administrador de Empresas con especialización en Gerencia Financiera, y más de 20 años de experiencia en sectores industriales, servicios, real estate y administración de grandes superficies, consolidado como un líder estratégico en Facility & Property Management. Conozcamos más de David Niño Martínez.