Artículo: Soluciones Tecnológicas de Aplicación al Facility Management

Para el año 2025 se prevé un aumento de la inversión global en el sector IT de un 9.3%. Siendo los sectores de software y de servicios TI los que más aumentan — Ver informe de Gartner, y el informe elaborado por Soluciones Cuatroochenta apoyado en aquel [1]. De todo el gasto proyectado hasta el año 2029, casi un 45% se invertirá en el año 2025, haciendo por tanto este año crucial. Como se puede ver en los informes es del lado del software y prestación de servicios donde hay más margen de evolución y más margen de mejora. Aquí es donde entra en juego las aplicaciones para FM.

El FM es una disciplina que se encarga de gestionar y coordinar los servicios y recursos de una organización. Tanto para gestión propia, es decir de los propios recursos de la organización. Como para gestión de terceros, cada día más extendido, es decir, prestación de servicios de gestión de recursos de los clientes de las empresas que adopten la tecnología.

Partiendo de esa definición y teniendo en cuenta la tendencia del mercado a corto plazo en cuanto a inversión en software y servicios TI, voy a centrar este artículo en las soluciones tecnológicas aplicables al FM a nivel de software. El FM abarca un amplio abanico de servicios tales como gestión de activos, mantenimiento de infraestructuras, y supervisión de servicios (limpieza, mantenimiento, seguridad). Todas estas actividades se desarrollan tanto en instalaciones industriales como comunidades, edificios públicos, edificios singulares, activos privados.

El FM está experimentando una rapidísima evolución dentro de las organizaciones públicas y privadas, debido sobretodo a la rapidísima evolución de la tecnología. Diversas tecnologías como las nuevas plataformas de desarrollo de software, Internet de las Cosas (IoT) y la Inteligencia Artificial (AI) están suponiendo una auténtica bomba en el sector FM.

Hay quien anticipa que la Inteligencia Artificial Generativa (GenAI) supone un avance enorme que permitirá no sólo la interacción de las aplicaciones con el entorno, sino un avance cada vez más rápido a la realización de tareas y toma de determinadas decisiones de forma autónoma. Por ejemplo la optimización de servicios dentro del FM, no sólo en edificios inteligentes, sino en la propia actividad de las empresas, o en la actividad de sus clientes.

«Hay que tener en cuenta que la disciplina FM es un servicio que hoy en día muchas empresas lo externalizan».

Una de las técnicas actuales de la AI que está iniciando una nueva era en la comunicación hombre-máquina es la AI Multimodal. La AI Multimodal, puede estructurar la información para interactuar con una aplicación (interpretar la voz, interpretar una gráfica o un texto) teniendo en cuenta además mucho más contexto del entorno y proporcionando soluciones más precisas en menos tiempo. Aplicaciones posibles en el futuro de la AI Multimodal serán por ejemplo: mantenimiento inteligente, servicios de atención al cliente, comunicación con las máquinas mediante voz. La AI Multimodal será una de las tecnologías a seguir durante los próximos años.

No hay que perder de vista la evolución de las plataformas tecnológicas, que hacen cada vez más sencillo su manejo para “no expertos”. Es decir, dentro de pocos años (probablemente lo conoceremos en 2029-2030), para las empresas será imprescindible conocer el negocio de sus clientes y su propio negocio, en una mayor medida que conocer las herramientas tecnológicas que serán fácilmente implementables acudiendo a empresas que presten esos servicios.

Hablemos ahora del presente

Actualmente hay grandes avances en sensores IoT que permiten cada vez a precios más asequibles por las compañías. Los más extendidos son los sensores de monitoreo de condiciones ambientales. Un sensor de alta calidad, para monitoreo de condiciones ambientales tiene un coste actual relativamente bajo con respecto a hace unos años (200-300 USD). Por ejemplo: con una combinación adecuada de diferentes sensores podemos llegar a detectar (aún con un margen de error alto) si una estancia está sucia.

Otro ejemplo de sensores, son los que ayudan para gestionar la ocupación de espacios. Actualmente hay un amplio abanico de sensores de este tipo basados en visión artificial. Otro campo en que actualmente hay grandes avances disponibles en el mercado es el Mantenimiento Predictivo. Mediante la recopilación de datos de servicios realizados, se pueden analizar comportamientos y predecir fallos, optimizando así el mantenimiento y los recursos de las empresas, haciéndolas más sostenibles. (Energía, agua y también Recursos Humanos).

Esta recopilación de datos masiva permite en las empresas realizar con mucha rapidez análisis de datos, con diferentes técnicas, para mejorar la toma de decisiones. Pero la tecnología a explorar, implementar y potenciar en el año 2025 es el Software de Gestión de FM.

Actualmente las plataformas de gestión de FM integran múltiples funciones en la misma plataforma. Por ejemplo y sin ánimo de ser exhaustivos hay plataformas que integran:

Gestión y optimización de espacios y de puestos de trabajo
Planificación de recursos (materiales y humanos) (horarios y turnos)
Planificación de servicios de todo tipo. Mantenimiento preventivo.
Gestión de incidencias y otros servicios a demanda. Mantenimiento correctivo.
Gestión y optimización de eventos.
Gestión de servicios de vigilancia y seguridad
Gestión de órdenes de trabajo.
Gestión del registro horario de empleados y activos adscritos a un servicio.
Captura de información de forma sencilla mediante APPs, facilitando la gestión de servicios con multitud de recursos muy dispersos.
Gestión de residuos.
Auditorías y controles de calidad.
Encuestas de satisfacción a clientes.
Portales de captura de información para usuarios finales de los servicios.
Control de presencias mínimas en un servicio.
Conexión con diferentes dispositivos IoT, para monitorización de diferentes servicios.
Herramienta de Business Intelligence (BI) y conexión con diferentes plataformas BI, para análisis ágil de la información.
API de conexión con otras plataformas.

La tecnología más al alcance para las empresas a corto plazo y seguir la tendencia del mercado, es la utilización de estas plataformas inteligentes. El uso de estas plataformas tiene multitud de beneficios para las empresas. Los principales beneficios que se pueden llegar a obtener son:

Mejora enormemente la eficiencia operativa. Ahorrando recursos y optimizando la gestión de los servicios.

«Sólo con los ahorros producidos en una empresa por la adecuada utilización de una herramienta de gestión, es posible financiar la implantación de estos sistemas. Incluso los ahorros generan recursos para dedicar a otras inversiones»

Apoyo fundamental en la gestión sostenible de las empresas. Permitiendo a estas cumplir con la agenda 2030 de sostenibilidad. Y cumplir con la legislación cada vez más amplia en más países para llegar a esta agenda.

Mejora enormemente la experiencia de los usuarios:
- Dotando a los empleados y colaboradores de herramientas que facilitan su gestión.
- Dotando a los clientes de herramientas de monitorización que dan una imagen mucho más proactiva y profesional de la empresa.
- Facilitando a los usuarios finales de los servicios y activos, una experiencia de uso mucho mejor. Este último es el que más incide en el incremento de la reputación de las empresas.

La implantación de soluciones de software que ayuden a la gestión tiene algunos desafíos y consideraciones que realizar:

Costos Iniciales

La inversión inicial en tecnología y retorno de la inversión, aunque pueda parecer que son inversiones a largo plazo, es fácilmente demostrable, que producen ahorros en un corto período de tiempo. Menor a un ejercicio económico. Con el ahorro que produce la implantación adecuada de una herramienta de software es fácil generar recursos suficientes para financiar la implantación de la herramienta, e incluso generar recursos para otras inversiones a más largo plazo. Los costes iniciales son por tanto un coste de oportunidad, no económico.

Seguridad y Privacidad

La seguridad hay que entenderla desde 2 puntos de vista. Por un lado la información falsa, desinformación, que nos puede llevar a tomar decisiones erróneas graves en ocasiones. Y por otro lado la defensa ante ataques externos para “robar” nuestra información. Hoy en día las plataformas de gestión FM se ofrecen como servicio (Software as a Service) y están dotadas de herramientas que permiten proteger y salvaguardar de un ciberataque.

Dichas herramientas, además nos permiten encriptar la información, no exponiéndola a internet, y salvaguardar así la privacidad de todos los datos de gestión.

Adaptación y Formación

Como en todas las tecnologías la formación y adaptación de los usuarios es un desafío a afrontar. Pero las tecnologías de desarrollo en las que se basan estas plataformas han evolucionado muchísimo y hacen sumamente sencillo y corto en el tiempo la adaptación a las mismas. (Plazos muy inferiores a un año).

Conclusiones

Es conveniente no perder la estela del mercado y adoptar tecnologías que nos permitan afrontar de forma sencilla y ágil los nuevos retos que están por venir. El desafío del coste no es tal, no es un coste económico sino de oportunidad. El presente año 2025 es crucial para tomar acción. FML

Referencias

[1] https://cuatroochenta.com/landings/tendencias-tecnologicas/

José María De La Cerda Izquierdo. KAM en CheckingPlan. El valor y la visión que aporta a la disciplina de FM&S, proviene de sus 25 años de experiencia, tanto en Facility Services en Cuatroochenta, y en Facility Management como gestor de bienes inmuebles.. Conozcamos más de José María De La Cerda Izquierdo.