Artículo: Facility Management en la era digital – Preparándonos para la revolución digital del «futuro» presente

Es innegable que vivimos en una era marcada por el crecimiento exponencial de las tecnologías digitales, desde la Inteligencia Artificial generativa (GenAI) y el Internet de las Cosas (IoT) hasta los robots autónomos. Ante este panorama, muchos líderes empresariales se entusiasman con la posibilidad de reducir costos o aumentar ventas mediante la adopción de estas innovaciones. Sin embargo, en muchos casos, sus organizaciones no están realmente preparadas para estos cambios o, simplemente, no los necesitan ahora.

Como especialista en transformación digital, innovación y desarrollo de aplicaciones, recibo onstantemente consultas de líderes empresariales —especialmente en el sector de gestión de instalaciones (Facilities Management)— acerca de cómo implementar la Inteligencia Artificial (IA) en sus operaciones. Aunque es alentador ver que las empresas comienzan a explorar tecnologías disruptivas, la pregunta clave no debería ser “¿Cómo implementamos la IA?”, sino “¿Cuáles son los desafíos organizacionales que la tecnología puede ayudarnos a superar?”. En este sentido, la solución puede ser la implementación de IA o, en otros casos, la adopción de un software como servicio o desarrollar software a la medida.

Les invito a hacerse esta pregunta: ¿Cuántas horas pierde su equipo cada semana corrigiendo errores manuales en hojas de cálculo o coordinando tareas de manera ineficiente? Estudios demuestran que 88% de las hojas de cálculo tienen errores [1] que le están costando miles de millones de dólares a las empresas. En este artículo, analizaré cómo este enfoque superficial puede limitar el éxito real y explicaré la importancia de preparar nuestras organizaciones para la revolución digital del ahora.

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Back to basics: Un paso atrás para avanzar con más fuerza

Antes de lanzarse a implementar las últimas innovaciones tecnológicas únicamente por seguir una tendencia, es fundamental volver a lo esencial: diagnosticar los problemas críticos que afectan a la empresa. ¿Qué tan alineados están mis sistemas de información con mis procesos de negocio? ¿Qué procesos críticos generan ineficiencias? ¿Dónde se encuentran los cuellos de botella en la gestión de activos, personal o mantenimiento? Solo identificando estos puntos débiles se podrá determinar qué tecnología tiene el potencial de mitigarlos.

Según el artículo “Tres etapas de una transformación digital exitosa” [2] publicado por Harvard Business Review (2022), se destacan dos aspectos cruciales: por un lado, casi 9 de cada 10 iniciativas de transformación digital no alcanzan sus objetivos; una de las razones de estos fracasos se deben a priorizar la tecnología sobre las necesidades reales del negocio. Por otro, el primer paso de cualquier estrategia debe ser la modernización, es decir, la simplificación y digitalización de los procesos y funciones empresariales actuales.

Por ejemplo, una empresa prestadora de servicios de facilities management puede enfrentar desafíos en la selección de personal, la coordinación de equipos de mantenimiento o el control de sobrecostos en insumos. Estos «dolores» constituyen el punto de partida para diseñar una estrategia de transformación digital sólida. La innovación va más allá de adquirir la tecnología de moda; es imprescindible que el núcleo de la organización esté preparado para integrar nuevas herramientas. Esto implica contar con procesos críticos digitalizados en sistemas actualizados y, sobre todo, con la capacidad de interconectar dichos sistemas mediante API* u otras soluciones de integración.

Si la infraestructura tecnológica resulta obsoleta o impide una comunicación fluida entre sistemas, el esfuerzo por implementar tecnologías de vanguardia se transformará en un proceso complejo y costoso. En definitiva, invertir en innovación digital sin haber optimizado primero la base puede desembocar en soluciones desconectadas que, lejos de resolver los problemas, los agraven.
*API: interfaz de programación de aplicaciones, un ‘traductor’ entre sistemas.

Caso de uso: La Agentic AI en la gestión de novedades de personal

Dentro del amplio espectro de los avances tecnológicos recientes, la Agentic AI destaca por ir mucho más allá de la mera automatización. Se trata de sistemas inteligentes que operan de forma autónoma, permitiéndoles tomar decisiones, planificar acciones y ejecutar tareas complejas sin intervención humana constante. Consideremos el siguiente ejemplo: dos agentes autónomos de inteligencia artificial que gestionan automáticamente las novedades del personal, como ausencias o cambios de turno.

El Agente 1 detecta que María, operaria de limpieza, no ha registrado su entrada al iniciar su turno e inmediatamente la contacta a su celular, descubriendo que sufrió un accidente de moto camino al trabajo. Ante esto, el sistema, de manera autónoma, crea un registro de la novedad, envía a María las instrucciones para tramitar su incapacidad y alerta al Agente 2 para gestionar un reemplazo. Este último busca personal disponible con habilidades similares, asigna a un sustituto y le informa detalladamente el lugar y sus tareas asignadas.

¿Parece surrealista? Permítame asegurarle que esta tecnología ya es una realidad y sigue avanzando a pasos agigantados. Imagine reducir en un 70% el tiempo de respuesta a ausencias de personal. Este sistema no solo disminuye la carga operativa, sino que también agiliza el servicio, permitiendo respuestas casi inmediatas que se traducen en niveles de satisfacción del cliente excepcionales. Sin embargo, es importante resaltar que este tipo de solución sólo funcionará si existe un software robusto para la gestión de personal y sus novedades. Sin una herramienta que centralice y administre la información, la implementación del agente de inteligencia artificial se vuelve casi que inviable. Es decir, la verdadera ventaja competitiva de la Agentic AI radica en que se integra sobre una infraestructura sólida y actualizada, la cual permita que todos los sistemas “hablen” entre sí.

Un llamado a los líderes: Es momento de priorizar la modernización de nuestro core tecnológico como ventaja estratégica
Para los líderes de facilities management, el reto es doble: por un lado, reconocer y abordar los dolores internos de la empresa; por otro, asegurarse de que la base tecnológica esté preparada para recibir innovaciones disruptivas. Solo de esta forma se podrá transformar verdaderamente la operación, mejorando la eficiencia, reduciendo costos y potenciando la experiencia del usuario.

Revisa el detalle de la última encuesta: El Valor del FM en las organizaciones

La transformación digital, por tanto, no es una apuesta a ciegas por la última novedad, sino un proceso estratégico en el que la solución de problemas internos y la modernización del core tecnológico son el punto de partida. En este sentido, invertir en la actualización de sistemas –por ejemplo, migrar a plataformas integradas que permitan API’s abiertas– es tan crucial como la adopción de nuevas tecnologías.

Conclusión

Tratar de innovar sin haber consolidado primero una base sólida es como construir un rascacielos sin cimientos robustos. Los líderes de facilities management deben comenzar por identificar y resolver los desafíos operativos críticos, fortaleciendo su infraestructura tecnológica para que, posteriormente, puedan integrar de manera efectiva soluciones disruptivas. Solo así se podrá implementar tecnologías emergentes, como la Agentic AI, que no solo automatizan procesos complejos, sino que también generan un valor tangible y medible para la organización.

En definitiva, el éxito en la transformación digital se fundamenta en volver a lo esencial: abordar primero los problemas fundamentales y, a partir de ahí, apostar por tecnologías que se adapten a las necesidades reales de la empresa, marcando la diferencia en el competitivo mundo del Facility Management. FML

Referencias
[1] https://www.forbes.com/sites/quora/2019/04/04/what-are-the-shortcomings-of-spreadsheets/
[2] https://hbr.org/2022/09/3-stages-of-a-successful-digital-transformation

Juan Felipe Espinal A.. CEO y Fundador de CleanOps. Consultor en transformación digital y desarrollo de software con Máster en Negocios e Innovación Digital de VU Amsterdam. Apasionado por la implementación de tecnologías digitales en la operación de FM.. Conozcamos más de Juan Felipe Espinal A..