Artículo: El Uso de la Tecnología en el Facilities Management – Un Cambio Radical Impulsado por la Pandemia

El Facilities Management (FM) es una disciplina esencial que abarca todos los procesos necesarios para gestionar, operar y mantener un entorno construido. El objetivo es garantizar que los edificios, instalaciones y recursos se mantengan en condiciones óptimas, asegurando la seguridad, eficiencia y comodidad de nuestros clientes internos.
Tradicionalmente, el FM (o la gestión de instalaciones) era una actividad manual y centrada en la atención reactiva a problemas, pero en las últimas décadas, la tecnología ha transformado radicalmente este campo. En particular, la pandemia en 2020 aceleró un cambio en la adopción de tecnologías digitales que están configurando el futuro del FM.

La evolución del Facilities Management: del enfoque manual a la digitalización

En sus primeros días, el facilities management dependía en gran medida de métodos manuales y procesos tradicionales. Los equipos de mantenimiento realizaban visitas físicas regulares a los edificios, documentando fallas y tareas realizadas en forma rudimentaria. La programación de mantenimiento preventivo y correctivo, así como la gestión de inventarios, se llevaba a cabo de forma reactiva, lo que a menudo resultaba en costos elevados y tiempos de inactividad prolongados.

Sin embargo, con el tiempo, los avances tecnológicos, como el uso de software especializado, la automatización de procesos, la globalización e internet, permitieron mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones en tiempo real. Las soluciones de Gestión de Activos Empresariales (EAM) y Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (CMMS) facilitaron la planificación y el seguimiento de las actividades de mantenimiento. Estas plataformas permitieron tener acceso a datos clave sobre el rendimiento de los activos, mejorar la programación de tareas y reducir los costos operativos.

La pandemia y la aceleración de la transformación digital

El advenimiento de la pandemia de COVID-19 fue un punto de inflexión en el mundo de nuestra disciplina. Las restricciones de movilidad, el distanciamiento social y las nuevas normas de higiene obligaron a las empresas a reconsiderar cómo gestionaban sus instalaciones. Para muchas organizaciones, la respuesta a estos desafíos implicó una adopción acelerada de tecnologías digitales para garantizar la continuidad de sus operaciones y la seguridad de sus colaboradores. Entre los cambios más significativos impulsados por la pandemia se encuentran:

• Trabajo remoto y gestión de oficinas

La pandemia obligó a muchas empresas a adoptar el trabajo remoto, lo que cambió drásticamente la necesidad de espacio de oficina. Esto planteó nuevos desafíos, ya que las organizaciones tenían que gestionar de manera eficiente los edificios que estaban siendo menos utilizados, optimizando tanto los recursos como los costos. Esto se vio reflejados a través de:

• Sensores de ocupación y temperatura que permiten monitorear la cantidad de personas en un espacio y ajustar la climatización en consecuencia.
• Sistemas de gestión de edificios inteligentes (BMS) que permitieron monitorear en tiempo real el uso de la energía, la temperatura, la calidad del aire y otros parámetros ambientales.
• Software de análisis de datos: que ayudó a las empresas a tomar decisiones informadas sobre la optimización de espacios, eliminando la necesidad de mantener oficinas completamente vacías o inutilizadas. En este caso, el análisis de datos de parte del FM fue también en conjunto de otras disciplinas como IT o AV (Audio/Video) que presentaban soluciones tecnológicas para saber si se estaban utilizando determinados espacios (como salas de reunión, equipos de VC).
• Plataformas de reservas de espacios que permitieron a los empleados reservar áreas de trabajo cuando es necesario, garantizando el distanciamiento social y reduciendo la cantidad de espacio físico requerido.

• Automatización y mantenimiento predictivo

Con la interrupción de las operaciones y la reducción de personal in situ, muchas empresas comenzaron a adoptar y/o readaptar tecnologías de mantenimiento predictivo y automatización. Esto incluyó:

• Mejoras en sistemas HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado) para garantizar que las instalaciones estén correctamente ventiladas y adaptadas a las nuevas normas de seguridad y salud. Además, se readaptaron los mantenimientos con instalaciones de filtros HEPA y limpiezas más asiduas.
• Sensores de ocupación y temperatura que permiten monitorear la cantidad de personas en un espacio y ajustar la climatización en consecuencia.
• Plataformas de mantenimiento remoto que permiten a los técnicos realizar diagnósticos de problemas a distancia y coordinar intervenciones sin tener que estar físicamente en el sitio, algo particularmente relevante en tiempos de distanciamiento social.

• El futuro de la tecnología en Facilities Management

La aceleración de la digitalización durante la pandemia ha dejado una marca indeleble en el Facilities Management, con muchas de estas innovaciones adoptadas de forma permanente. A medida que las organizaciones se adaptan a los nuevos desafíos, el futuro del FM se presenta como un ecosistema cada vez más tecnológico, caracterizado por las siguientes tendencias:

• Edificios inteligentes y sostenibilidad

Los edificios inteligentes continúan siendo una de las principales áreas de innovación. A medida que las organizaciones buscan reducir su huella de carbono y promover la sostenibilidad, las tecnologías como los sistemas de gestión energética y los dispositivos IoT jugarán un papel fundamental en la optimización del consumo energético y la gestión eficiente de los recursos. Las soluciones de automatización permitirán que los edificios respondan de manera más dinámica a las condiciones ambientales y las necesidades de los ocupantes.

• Plataformas integradas y análisis de datos

Las plataformas de gestión de instalaciones seguirán integrándose con otros sistemas empresariales para ofrecer soluciones más completas. El análisis de datos en tiempo real será cada vez más crucial para mejorar la eficiencia operativa y reducir costos. Las soluciones basadas en la nube, con la capacidad de integrar múltiples fuentes de datos, permitirán una visión holística y en tiempo real de las operaciones.

• Realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR)

El uso de realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR) está comenzando a ser una herramienta valiosa en el mantenimiento y la capacitación de personal en instalaciones. Estas tecnologías permiten a los técnicos interactuar con modelos virtuales de los activos y realizar simulaciones sin necesidad de estar físicamente en el sitio.

• Inteligencia Artificial

Por último, La inteligencia artificial (IA) está revolucionando la forma en que se gestionan los edificios y las infraestructuras. Su uso tiene muchas ventajas, ya que mejora la eficiencia, reduce costos y optimiza los recursos a través de:

– Mantenimiento preventivo

La IA puede analizar grandes cantidades de datos de sensores y equipos para predecir fallas antes de que ocurran. Esto permite realizar mantenimiento preventivo, evitando costosas reparaciones de emergencia y prolongando la vida útil de los activos generando reducción de costos operativos y mejora de la confiabilidad de los sistemas.

– Gestión de energía eficiente

Los sistemas basados en IA pueden analizar el consumo energético en tiempo real, identificar ineficiencias y hacer ajustes automáticos para optimizar el uso de energía. Esto es especialmente útil en edificios grandes, donde el control manual sería más complicado. Esto produce un ahorro de costos y reducción de la huella de carbono, ayudando a las organizaciones a cumplir con objetivos de sostenibilidad.

– Optimización del espacio

Soluciones con IA pueden ayudar a gestionar el uso del espacio de manera más eficiente. Mediante el análisis de datos sobre la ocupación de áreas comunes, la IA puede predecir la demanda de espacios de trabajo y ajustar las configuraciones en tiempo real (como reservar salas de reuniones, ajustar la temperatura o la iluminación según la ocupación). Mejora la experiencia de los usuarios, optimiza el uso del espacio y reduce los costos operativos.

– Automatización de procesos

Con la IA, se pueden automatizar tareas repetitivas y rutinarias como la gestión de inventarios, la programación de limpieza, el control de acceso y la gestión de tickets para mantenimiento. Puede generar un ahorro de tiempo y recursos humanos, además de liberar a los empleados para tareas de mayor valor.

– Gestión del ciclo de vida de los activos

La IA puede ayudar a llevar un seguimiento detallado del ciclo de vida de los activos dentro del edificio, desde su adquisición hasta su disposición. Esto permite realizar un mejor seguimiento de los costos asociados con cada activo, planificar su reemplazo y asegurar que todos los equipos estén en condiciones óptimas además que ayuda en la gestión financiera y optimiza el retorno de inversión en activos. La pandemia de COVID-19 no solo fue un desafío sin precedentes para las empresas de todo el mundo, sino también un catalizador para la transformación digital en la disciplina del Facilities Management.

La adopción de tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial, mantenimiento predictivo, y soluciones de gestión de edificios inteligentes, ha mejorado significativamente la eficiencia operativa y la seguridad en las instalaciones. Las organizaciones que implementan este tipo de tecnología pueden anticiparse a problemas antes de que ocurran, mejorar la gestión de su infraestructura y maximizar el rendimiento de sus instalaciones.

A medida que las empresas avanzan hacia un futuro post-pandemia, el uso de estas tecnologías seguirá evolucionando, permitiendo una gestión más flexible, sostenible y eficiente de las instalaciones. La clave del éxito en este nuevo panorama radicará en la capacidad de las organizaciones para integrar estas tecnologías en sus operaciones diarias y adaptarse a las demandas cambiantes del entorno laboral y social. FML

Antonella Ipp0lito. Profesional con más de 10 años en la especialidad en Real Estate & Facility Management, incluyendo administración de propiedades, gestión de proyectos y espacios. Ahora gestionando olios de Argentina, Colombia y México. Conozcamos más de Antonella Ipp0lito..

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