El Facility Management es una disciplina fundamental para el funcionamiento eficiente de cualquier edificio, ya sea comercial, residencial o industrial. Los Facility Managers tienen la responsabilidad de garantizar que los edificios sean operativos, seguros, eficientes y confortables para los ocupantes. Tradicionalmente, este rol ha implicado la supervisión de una serie de servicios esenciales como el mantenimiento de equipos HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado), limpieza, jardinería o la gestión de la energía. Sin embargo, gracias al avance de las tecnologías, particularmente el Internet de las Cosas (IoT), está resultando un elemento clave para mejorar la experiencia de los ocupantes y reducción de OPEX.
El Desafío de la Gestión de Activos
La gestión de edificios es en la mayor parte de los casos un proceso complejo y, en muchas ocasiones, reactivo. Los Facility Managers deben coordinar una variedad de prestadores de servicios de mantenimiento de HVAC, limpieza, seguridad entre otros, lo que genera una carga administrativa considerable.
A menudo, estos servicios se basan en contratos fijos y horarios preestablecidos, lo que suele dar lugar a un uso ineficiente de recursos, con altos costos operativos para alcanzar el rendimiento real de los sistemas. Por otra parte, la satisfacción de los ocupantes, ya sean empleados en oficinas o residentes en un complejo, depende de factores como el confort térmico, la calidad del aire, la limpieza, la accesibilidad de las instalaciones y la eficiencia energética del entorno. Mantener estos aspectos bajo control no es tarea fácil, por lo que a lo largo de estos últimos años hemos ido desarrollando soluciones que cambian significativamente la manera de gestionar los activos.
El Internet de las Cosas (IoT): Una Revolución para el Facility Management
El Internet de las Cosas (IoT) consiste en la interconexión de dispositivos y objetos físicos a través de internet, lo que permite recopilar y analizar datos en tiempo real para mejorar los procesos y la toma de decisiones. En el contexto del Facility Management, IoT permite monitorear prácticamente en tiempo real multitud de parámetros dentro de un edificio, desde la temperatura y la humedad hasta el consumo energético y el estado de los equipos técnicos de clima y resto de suministros. Este flujo de datos ofrece una visibilidad sin precedentes sobre el rendimiento de las infraestructuras y los servicios, lo que permite actuar de manera predictiva, en lugar de reactiva.
Gracias a las plataformas, bien cloud bien de manera local, la tecnología IoT proporciona datos de las instalaciones lo que facilita la identificación temprana de posibles incidencias. Los cuadros de mando dinámicos de estas plataformas software proporcionan una visualización clara de los datos recogidos por sensores antes de que los problemas afecten a las operaciones del edificio. Además, la supervisión remota sensorizada reduce la necesidad de inspecciones físicas frecuentes, optimizando el tiempo y los recursos disponibles.
Uno de los servicios más críticos en cualquier edificio es el mantenimiento de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC). Estos sistemas no solo son responsables de mantener la comodidad de los ocupantes, sino que también tienen un impacto directo en el consumo energético del edificio. Un mal mantenimiento o una operación ineficiente de estos sistemas puede resultar en un consumo de energía excesivo, fallos imprevistos o en un confort deficiente, lo que afectaría tanto la experiencia del usuario como los costes operativos.
En sus primeros días, el facilities management dependía en gran medida de métodos manuales y procesos tradicionales. Los equipos de mantenimiento realizaban visitas físicas regulares a los edificios, documentando fallas y tareas realizadas en forma rudimentaria. La programación de mantenimiento preventivo y correctivo, así como la gestión de inventarios, se llevaba a cabo de forma reactiva, lo que a menudo resultaba en costos elevados y tiempos de inactividad prolongados.
Sin embargo, con el tiempo, los avances tecnológicos, como el uso de software especializado, la automatización de procesos, la globalización e internet, permitieron mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones en tiempo real. Las soluciones de Gestión de Activos Empresariales (EAM) y Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (CMMS) facilitaron la planificación y el seguimiento de las actividades de mantenimiento. Estas plataformas permitieron tener acceso a datos clave sobre el rendimiento de los activos, mejorar la programación de tareas y reducir los costos operativos.
La implementación de sensores IoT en los sistemas HVAC permite realizar un seguimiento constante de su rendimiento. Estos sensores pueden medir variables como la temperatura, la humedad o la calidad del aire. No olvidemos que el bienestar de los ocupantes es uno de los factores más críticos en la gestión de un edificio por parte del FM ya que calidad del aire, la temperatura, la humedad o la iluminación son elementos clave que impactan en la salud, la productividad y la satisfacción de los empleados.
Con esta información y una serie de datos históricos, el Facility Manager podrá recibir avisos de potenciales fallos antes de que ocurran. El resultado de los algoritmos comunicará de inmediato tanto al FM como al prestador de servicios de la necesidad de revisar esa instalación antes de que esta falle y deje sin servicio de climatización a los habitantes del edificio. De la misma manera, la data podría haber sido utilizada para supervisar consumos inmediatos de los equipos y, de esta manera, detectar a tiempo desajustes que disparan la factura eléctrica. Normalmente, somos conscientes del consumo tarde, una vez que ya ha llegado la factura y ya no es posible corrección.
Además, con el uso de algoritmos de inteligencia artificial (IA), los sistemas pueden predecir el consumo energético en función de variables como la ocupación, el clima o patrones históricos lo que permite una gestión más eficiente, optimizando el uso de la energía.
Por tanto, la aplicación de tecnología a las instalaciones de climatización no solo mejora la comodidad y confort de los ocupantes, sino que también optimiza el consumo energético y extiende la vida útil de los equipos HVAC gracias a acciones predictivas. En este sentido, los servicios de limpieza o el mantenimiento exterior de los edificios, como la jardinería, también se benefician enormemente de la tecnología IoT siendo excelente fuente de ayuda y mejora del día a día del Facility Manager.
Instalar sensores de presencia y soluciones de monitoreo ambiental pueden detectar si una zona del edificio por limpiar o un jardín requiere una atención específica. Imaginemos, por ejemplo, la prestación de servicios de limpieza. Históricamente se siguen tareas programadas sin tener en cuenta el uso u ocupación de las instalaciones.
Esto da lugar a que se limpien espacios que realmente no lo necesitan y, con ello, se invierten tiempos que generan costes injustificado del personal de limpieza. Implantar sensores de presencia en despachos o salas de reuniones, detección de olores en baños, de niveles de jabón o de papel así como contaje de personas para limpieza según uso puede suponer una importante reducción de costes de mano de obra, mejora de resultados y cuidado del confort de ocupantes.
En el caso de la jardinería encontramos similitudes, los sistemas IoT pueden incluir sensores de humedad, temperatura y conductividad del suelo junto a estaciones meteorológicas que proporcionan datos en tiempo real sobre las condiciones ambientales actuales y futuras.
De esta manera se llevará a cabo el riego si y sólo si el suelo lo necesita y si la previsión meteorológica nos avisa de posibles lluvias. Con estas herramientas el FM contribuirá a la optimización de costes energéticos, consumo del preciado agua, preservación del medio ambiente y, nuevamente, a la mejora del confort de usuarios de las instalaciones.
La seguridad es otra de las áreas en las que IoT puede mejorar notablemente el Facility Management. Sensores de movimiento, cámaras de vigilancia y alarmas conectadas en tiempo real pueden garantizar una respuesta inmediata ante cualquier amenaza, ya sea un robo, un accidente o un fallo técnico. Además, los sistemas IoT pueden integrar datos de diferentes fuentes (sensores de humo, monóxido de carbono, gas, etc.) para crear un sistema de seguridad integral que optimiza la protección de los ocupantes y de las infraestructuras.
La detección temprana de posibles fallos, como incendios o fugas de gas, puede prevenir también daños significativos y evitar interrupciones en la operación del edificio, lo que reduce los costes asociados a complejas reparaciones posteriores y tiempos de inactividad.
Resumen de Beneficios Económicos y Operativos del IoT en Facility Management
En el contexto del Facility Management tradicional, es común que los departamentos operen de manera aislada, lo cual puede generar ineficiencias y aumentar los costos. La implementación del Internet de las Cosas (IoT) permite romper estas barreras, creando un ecosistema interconectado entre ocupantes, Facility Manager y prestadores de servicios donde la información fluye libremente entre las diferentes áreas y partes interesadas.
Esto fomenta una mejor colaboración y facilita la toma de decisiones. Un ejemplo claro es cómo los departamentos de mantenimiento, jardinería y limpieza, al tener acceso a datos en tiempo real sobre el estado de las instalaciones, pueden coordinar sus acciones de forma más eficiente, optimizando recursos y mejorando la calidad del servicio ante un aviso de un ocupante o anomalía detectada de manera automática.
Como se menciona anteriormente, la implementación de tecnologías IoT es sin duda una herramienta de ayuda en el día a día del Facility Manager teniendo un impacto directo muy importante tanto en la reducción de la huella medioambiental para cumplir con los Objetivos de Desarrollo Sostenible como en la mejora de otras importantes variables:
- Reducción de costes operativos: La automatización y la optimización de los procesos permiten una gestión más eficiente de los recursos, reduciendo el consumo de energía, agua y otros suministros. Además, el mantenimiento predictivo ayuda a evitar costosos fallos y reparaciones imprevistas.
- Mejor aprovechamiento de los recursos: Al tener una visibilidad en tiempo real de todos los sistemas del edificio, los Facility Managers pueden hacer ajustes dinámicos según las necesidades actuales, evitando el uso innecesario de recursos y mejorando la eficiencia.
- Reducción de costes de personal: La automatización de tareas repetitivas, como el monitoreo de sistemas, la programación de mantenimientos y la gestión energética, reduce la necesidad de intervención humana, lo que se traduce en una reducción de costes laborales.
- Incremento en la vida útil de los activos: Los sistemas IoT ayudan a realizar mantenimientos preventivos y predictivos, lo que alarga la vida útil de los equipos y reduce los costes de reparación a largo plazo. FML
Santiago Moreno Entusiasta de IoT y C.E.O. Fundador de Booster Mindtech. Como apasionado de la tecnología IoT y Smart Building, sobresale en entornos laborales complejos, tanto desde una perspectiva técnica como estratégica. Conozcamos más de Santiago Moreno.
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