Articulo: La IA en los servicios de Facility Management hoy

Por Chrystiam Baca

Cuando en la primera década del presenta siglo se evidenciaba el avance de una “nueva” disciplina que le traía a las grandes empresas diversos beneficios operativos y financieros a sus organizaciones, el “cliche comercial” para familiarizarse con este servicio se enfocaba en ahorros y la generación de información para la toma de decisiones. Y era una realidad, el Facility Management además del expertise operacional y controles presupuestales, proponía en ese momento la implementación de métricas reales, a la prestación de cada uno de los servicios que podían componer el portafolio según la operación.

Entre los proveedores del servicio, se inicio una carrera respecto al desarrollo de softwares de gestión que permitían realizar estos seguimientos y controles, generando diversas soluciones en el mercado, unas más enfocadas a servicios soft (limpieza, jardinerías, recepción, etc.) y otras mas enfocadas a los servicios Hard (HVAC, sistemas eléctricos, mecánicos, etc.) pero en ambos casos con el mismo objetivo, seguimiento a los cumplimientos de las tareas programadas y emergentes, controlar todas los componentes necesarios para la prestación, llámense insumos, repuestos, equipos, maquinarias e implementos, hasta medir los tiempos hora/hombre, esto entre tantas variables que afectan una regular prestación de servicios.

De esta forma se consolidada, ya en la segunda década del siglo la generación de información técnica sustentada hacia los clientes, en donde hasta se podía identificar áreas particulares de una empresa que por malas practicas generaban sobrecostos a su organización. El FM no solo se enfocaba en realizar mantenimientos y/o limpieza en las instalaciones, la información creada mostraba los patrones de comportamiento de los usuarios finales.

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Hoy en día, 2025, el FM cuenta con un aliado estratégico para el desarrollo de sus funciones, la Inteligencia Artificial (IA) herramienta que tiene un alcance desmedido en todo el ámbito de la prestación de los servicios, desde la generación de un pedido de insumos de limpieza, hasta el análisis del KPI más importante, pasando por todos los tópicos que envuelven una operación. La implementación de tecnologías de IA está transformando la forma en que las organizaciones gestionan su infraestructura, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo costos y ante lo cual los proveedores del servicio tendrán que adaptarse y evolucionar para no quedar desfazados en el camino. Hoy nos centraremos en áreas que visualizamos con mayor impacto usando tecnologías de IA:

En lo relacionado a los servicios Soft

Particularmente en servicios de limpieza, la aplicación de tecnologías de IA va a llevarnos a revolucionar la prestación de los servicios a como se conoce hoy en día, asegurando altos estándares de higiene y sostenibilidad y sin perder de vista la mejora en la eficiencia y reducción de costos, entre los que podemos destacar:

Implantación de robots de limpieza autónomos (aspiradoras y/o fregadoras automáticas que utilizan IA para circular en sus entornos de trabajo y programados de manera eficiente para actuar en momentos de bajo tráfico, detectar suciedades emergentes y recargarse de insumos en sus estaciones de control.

Optimización de cronogramas, rutas y frecuencias de atención, para lo cual según la información con que se cuente y comparta con la IA, esta podrá planificar de manera eficiente las frecuencias y distribución de tareas a realizar, teniendo en cuenta que con mayor detalle de información se alimente a la IA, mejores resultados se obtendrán.

Limpiezas puntuales en áreas críticas, las cuales según necesidades específicas y con base a la información compartida con la IA esta podrá visualizar, modificar o actualizar horarios y/o frecuencias para atender dichas zonas según los parámetros que se le indiquen.

Monitoreo de Condiciones de Higiene, la cual alineado al punto anterior y con la implementación de sensores capaces de conectarse con la IA, esta podrá programar actividades en tiempo real y emitir alertas de atención cuando los parámetros preestablecidos estén en sus límites indicados (atención de servicios higiénicos de alto tránsito, por ejemplo).

Sostenibilidad y optimización de recursos. la IA también permite optimizar el uso de recursos como los productos de limpieza y el agua. Mediante el análisis de datos sobre el uso de detergentes y otros productos, la IA puede ajustar la cantidad necesaria para cada tarea de limpieza, evitando el desperdicio y reduciendo el impacto ambiental.

Además, puede programar la limpieza en función de la eficiencia energética y las condiciones ambientales, como la humedad o la temperatura.

En lo relacionada a los servicios Hard

La inteligencia artificial (IA) está transformando la creación y gestión de programas de mantenimiento en diversas industrias. La integración de la IA en estos programas permite una mayor eficiencia, reducción de costos y mejora de la fiabilidad de los equipos. A destacar:

Planes de Mantenimientos Predictivos, uno de los avances más importantes es la capacidad de la IA para implementar mantenimientos predictivos, que no se basan en intervalos de tiempo fijos, sino en datos en tiempo real. Los sistemas de IA analizan información del software de gestión y de los sensores en los equipos para detectar patrones que puedan indicar desgaste inminente.

Que ventajas nos genera:

– Reducción de costos: Se evita el reemplazo de equipos costosos y la pérdida de productividad debido a fallos inesperados.

– Mayor vida útil de los activos: El mantenimiento se realiza en el momento adecuado, prolongando la vida de los equipos.

Automatización de Planificación de Mantenimiento, la IA puede analizar grandes cantidades de datos históricos de mantenimiento y fallos para generar un programa de mantenimiento optimizado para cada equipo o sistema. La programación de las tareas se basa no solo en el tiempo, sino también en el uso real de los equipos y las condiciones operativas.

Que ventajas nos genera:

– Optimización del tiempo y los recursos: La IA asegura que el mantenimiento se realice de manera eficiente, sin interrupciones innecesarias o trabajos excesivos.

El Análisis de Datos para la Toma de Decisiones, la IA puede procesar grandes volúmenes de datos generados por sensores y/o sistemas dentro de una instalación, lo que permite generar informes detallados y análisis que ayudan a la toma de decisiones. Esto es útil para la planificación de recursos, la gestión de riesgos y la mejora continua de los servicios.

Que ventajas nos genera:

– Mejora continua: Permite realizar ajustes continuos en las estrategias de mantenimiento para obtener resultados más eficientes y económicos.

– Análisis en tiempo real: La capacidad de realizar análisis en tiempo real permite a los administradores tomar decisiones informadas y rápidas.

Al igual que en el caso de los servicios de limpieza, la Automatización de Procesos Administrativos, sobre los cuales identifican las tareas repetitivas como la programación de mantenimientos, la gestión de inventarios, permitiendo que el personal este enfocado en tareas más estratégicas.

Que ventajas nos generan:

– Reducción de costos operativos: Minimiza el gasto en repuestos innecesarios y asegura que los materiales necesarios estén disponibles cuando se necesitan.

– Eficiencia en el almacenamiento: Mejora el control de inventarios y reduce el desperdicio de materiales.

Considerando los diversos alcances que puede tener el servicio de FM

En la Optimización de espacios, la IA mediante análisis de datos, puede ayudar a gestionar mejor los espacios dentro de un edificio o infraestructura. Por ejemplo, puede analizar la ocupación de oficinas o áreas comunes y sugerir cambios en la disposición de los espacios para maximizar la eficiencia o incluso planificar el uso compartido de oficinas, algo relevante con el trabajo remoto y flexible.
En la Gestión de Energía, se puede optimizar el uso de la energía en diversas infraestructuras al analizar patrones de consumo y comportamiento de los usuarios en el uso de las instalaciones, ajustando automáticamente la iluminación, la calefacción, la ventilación y el aire acondicionado (HVAC) según la ocupación y las condiciones ambientales. Esto no solo reduce el consumo energético, sino que también contribuye a la sostenibilidad de la instalación.

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Con relación a la involucración de la IA en la ejecución de KPIs

La IA puede mejorar la forma en que se miden, analizan y gestionan estos indicadores, proporcionando insights más profundos y permitiendo decisiones más informadas

Personalización de KPI, cada organización tiene diferentes objetivos y necesidades, lo que significa que los KPI deben adaptarse a contextos específicos. La IA puede ayudar a crear KPI más personalizados y alineados con los objetivos estratégicos.

Mediante el análisis de datos históricos y el comportamiento pasado, la IA puede ayudar a identificar qué KPI son más relevantes para el rendimiento de una organización.

Que ventajas genera:

– Mejor alineación estratégica: Los KPI son más específicos y están alineados con los objetivos de negocio, lo que permite una medición más precisa del rendimiento.

– Mayor flexibilidad: Los KPI pueden adaptarse a las circunstancias cambiantes y a nuevas metas.

Conclusión

En resumen, la Inteligencia Artificial está transformando el Facility Management al hacer que las operaciones sean más inteligentes, eficientes y proactivas. Al integrar la IA en las diferentes áreas de gestión, las organizaciones pueden lograr una mejor utilización de los recursos, ahorrar costos y proporcionar un entorno de trabajo más cómodo y seguro. FML

Chrystiam Baca Administrador de empresas con más de 18 años en el mundo del FM, desarrollando propuestas comerciales, implementando operaciones y ejecutando servicios integrales a nivel Sudamérica y Centro América. Conoce más de Chrystiam Baca.