Artículo: Gestión de Activos en FM

Por Paulo Perez Castro

Las empresas de alto rendimiento mantienen sus oficinas en condiciones óptimas sin incurrir en gastos desproporcionados, esto se debe a una gestión estratégica de activos. Esto no solo implica tener control sobre lo que poseemos, sino también asegurarnos de que esos recursos se mantengan en excelentes condiciones, optimizando cada inversión y aprovechando la tecnología para potenciar nuestra eficiencia y liderazgo en el mercado. Tener un control estratégico y claro de los recursos no es solo una buena práctica, es una necesidad para cualquier organización que aspire a liderar en su sector. Cuando conocemos a fondo nuestros activos, su estado actual y su ciclo de vida, estamos en una posición mucho más fuerte para tomar decisiones informadas y proactivas.

Esto significa que podemos prolongar de manera efectiva su utilidad, reducir costos imprevistos y evitar interrupciones que puedan afectar nuestra operación y reputación. La gestión eficiente de los activos es clave para impulsar la productividad, fortalecer la seguridad y garantizar el cumplimiento normativo. Además, es una oportunidad para demostrar responsabilidad ambiental y sostenibilidad, aspectos que cada vez toman mayor relevancia en la percepción de nuestros stakeholders y en la posición de liderazgo que buscamos mantener.

La clave está en anticiparse, planificar y utilizar la tecnología como aliada para tomar decisiones estratégicas que reflejen nuestro compromiso con la excelencia y la innovación.

El mantenimiento en el entorno de oficinas es fundamental para garantizar un espacio de trabajo seguro, funcional y eficiente. Un programa de mantenimiento adecuado permite prevenir fallas, reducir costos imprevistos y asegurar que todos los activos y sistemas operen en condiciones óptimas. Además, contribuye a crear un ambiente agradable y saludable para los empleados, lo que a su vez impacta positivamente en su productividad y satisfacción laboral. Entre los beneficios principales del mantenimiento regular destacan la mejora de la eficiencia operativa, ya que los equipos y sistemas funcionan de manera óptima, y la extensión de la vida útil de los activos, reduciendo la necesidad de reemplazos frecuentes y ahorrando recursos económicos. Asimismo, mantener las instalaciones en buen estado previene riesgos de accidentes y problemas de salud relacionados con la higiene y la seguridad.

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No obstante, el mantenimiento de oficinas también enfrenta desafíos comunes, como la gestión de presupuestos limitados, la coordinación de tareas en horarios que no afecten las operaciones diarias, y la dificultad de detectar fallas antes de que se conviertan en problemas mayores. A pesar de estos obstáculos, implementar estrategias proactivas y planificadas es clave para maximizar los beneficios y mantener un entorno laboral eficiente y seguro.

Inventario actualizado: Saber exactamente qué tienes, dónde está y en qué condición está, es el primer paso.
Mantenimiento inteligente: No basta con arreglar cuando algo se rompa. Lo ideal es programar revisiones periódicas y aprovechar la tecnología para anticiparse a los fallos, como usar sensores que te alerten cuando algo necesita atención.
Planificación de compras y reemplazos: Anticiparse a la pérdida de eficiencia o fallas, comprando sólo cuando es necesario, y buscando siempre opciones más eficientes y amigables con el medioambiente.
Capacitar al equipo: Que todos sepan cómo cuidar los recursos y detectar problemas temprano marca la diferencia.
Monitorización en tiempo real: Con buenas herramientas, puedes seguir el rendimiento de tus activos en vivo y tomar decisiones rápidas y acertadas.
Mantenimiento preventivo: Programado según recomendaciones del fabricante o experiencia propia, que incluye limpieza, inspecciones y ajustes rutinarios. Por ejemplo, cambiar filtros de aire en sistemas HVAC o verificar conexiones eléctricas.
Mantenimiento predictivo: Aprovecha tecnologías como sensores IoT (Internet de las Cosas), análisis de vibraciones o termografía infrarroja para detectar fallos antes de que ocurran. Esto permite planificar intervenciones solo cuando son necesarias, reduciendo costos y tiempo de inactividad.
Capacitación y cultura de mantenimiento: El personal debe estar capacitado en el correcto uso y cuidado de los activos y en la detección temprana de fallos. Crear una cultura organizacional que valore la conservación y el mantenimiento contribuye a reducir riesgos y mejorar la longevidad de los recursos.
Monitoreo y análisis del desempeño: El seguimiento en tiempo real, mediante indicadores clave (KPIs), ayuda a identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos. Es fundamental recopilar y analizar información sobre el rendimiento y los costos asociados a los activos.

La planificación regular implica establecer un calendario sistemático para revisar y mantener las instalaciones y equipos de la oficina. Esto incluye inspecciones periódicas para detectar posibles problemas antes de que se conviertan en fallas mayores, así como programar reparaciones de manera oportuna. Una planificación adecuada ayuda a prevenir fallos inesperados, reducir costos de emergencia y garantizar que todos los sistemas funcionen de manera eficiente. Además, facilita la organización del mantenimiento sin afectar las operaciones diarias, asegurando un ambiente de trabajo continuo y seguro.

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Plataformas tecnológicas

Aquí es donde la tecnología se convierte en un aliado estratégico fundamental. Las plataformas digitales de gestión de Facility Management, conocidas como Sistemas de Gestión de Activos y Mantenimiento (CMMS), te ofrecen una visión integral y en tiempo real de todos los recursos y activos de tus instalaciones. Estas soluciones no solo centralizan la información, sino que incorporan funciones avanzadas de automatización que optimizan las tareas rutinarias.

Mediante el uso de sensores IoT, análisis predictivo y algoritmos basados en big data, las plataformas permiten anticipar fallos antes de que ocurran, reduciendo significativamente los costos asociados a reparaciones de emergencia y definiendo intervenciones de mantenimiento preventivo en momentos precisos. Además, producen alertas automáticas para acciones correctivas, facilitando una gestión proactiva que mantiene la operación en niveles óptimos.

Desde una mirada técnica, estas herramientas capturan datos en tiempo real, los analizan con inteligencia artificial y ofrecen dashboards intuitivos que permiten a los responsables de mantenimiento y operación tomar decisiones fundamentadas. La integración de estos sistemas con otras plataformas corporativas, como ERP o sistemas de seguridad, crea un ecosistema digital cohesivo que mejora la eficiencia, reduce errores humanos y permite una planificación estratégica de largo plazo.

En un entorno competitivo, contar con una plataforma tecnológica avanzada no solo automatiza y simplifica procesos, sino que también transforma la gestión de activos en una ventaja diferenciadora, permitiendo que la oficina opere a pleno rendimiento, minimizando riesgos y maximizando el retorno de cada inversión en infraestructura. FML

Paulo Perez Castro. Director de Operaciones con más de 18 años experiencia en servicios de Facility, dedicado al mundo del mantenimiento en distintas industrias, Ingeniero de profesión con especialización en áreas como infraestructura y Finanzas corporativas. Conozcamos más de Paulo Perez Castro.