Artículo: La actualidad del FM en los Planes de Recuperación de Instalaciones

Ante una situación de emergencia, el Facility Manager, tiene que estar preparado, no solo técnicamente, sino también en otras habilidades como análisis de datos y tendencias, estadísticas, herramientas de comunicación efectiva, toma de decisiones, liderazgo, manejo de crisis, y ahora incluso en el manejo de tecnologías disruptivas como IA, que pueden ayudar a simular de mejor manera los diferentes eventos a los que se puede enfrentar en cualquier instalación y asegurarse de reestablecer las condiciones en el plazo más corto posible.

Por Gustavo Loría Solano

Las empresas de hoy en día mantienen funciones críticas que deben ser “operacionales” siempre y para ello, las facilidades que les sirven a estas deben ser confiables y disponibles 24/7. En mi caso particular, he tenido la oportunidad de trabajar como Facility Manager, operando los edificios, y también como proveedor de servicio. En ambas aceras, la planeación, la preparación y los planes de contingencia son críticos para asegurar la continuidad de los negocios.

En mis más de 20 años de trabajo en la rama, he visto diferentes situaciones de emergencia que me han ayudado hoy a entender que aunque consideremos muchos factores, nunca estaremos 100% preparados, por eso es importante apalancarse con las normativas existentes, preparar nuestros planes de Continuidad de Negocio, trabajar en los impactos y desarrollar las prácticas necesarias basados en Procedimientos Estandarizados de Operación (SOP) para asegurar que las operaciones se recuperan a su condición normal en el menor tiempo posible. Hacer análisis y simulaciones de potenciales fallas, preparar planes de contingencia y cuantificar los riesgos, le permite al Profesional de Facilidades, estar un paso adelante para poder atender una situación fortuita y también tener mejores respuestas en situaciones críticas.

Normativa vigente.

Actualmente y cada vez con mayor necesidad debido a la globalización, los edificios deben tener planes de contingencia respaldados por normas internacionales como la ISO 22301 para una Gestión de Continuidad de Negocio (BCM por sus siglas en inglés).

El estándar certificable ISO 22301:2019: Seguridad y Resiliencia – Sistemas de gestión de continuidad de negocios – Requisitos, sirve para implementar y mantener un Sistema de Gestión de Continuidad de Negocios (BCMS), que pide entre los requisitos mínimos, una política de continuidad de negocio, identificación de riesgos y amenazas relacionados a la continuidad, preparación para responder ante incidentes disruptivos y asegurar la resiliencia operativa de la organización.

Desde la acera del Profesional de Facility, sea operador, ingeniero o gerente, la constante debe ser, como mantener la infraestructura en buenas condiciones para generar valor, mantener la reputación del negocio y evitar pérdidas en los servicios o productos que se comercializan. Para ello, es importante dedicar el tiempo adecuado para generar los Planes de Contingencia para prevención de Desastres y para mitigar los riesgos.

Estos planes deben ser documentos dinámicos, que evolucionen con la organización y permitan evaluar las condiciones de las instalaciones con cierta frecuencia, pero con el objetivo final, de mantener las oficinas, instalaciones y/o establecimiento, en un espacio seguro, capaz de reaccionar a posibles fallas o incluso estar preparados para operar aún en condiciones de emergencia.

Volviendo a la ISO, podemos apalancarnos en la guía técnica ISO 22317:2016 Seguridad y Resiliencia – Directrices para el análisis del impacto en el negocio (BIA), para preparar un Análisis de Impacto de Negocio, para identificar las actividades críticas de la operación, el impacto de las interrupciones, los tiempos de recuperación y la priorización de recursos en situaciones críticas.

Muchas veces se considera a las emergencias, solamente como los actos naturales: temblores, erupciones volcánicas o inundaciones por ejemplo, sin embargo, los planes de contingencia y planes de recuperación (Disaster Recovery Plan), son herramientas claves que tienen la función de apoyar al Profesional de Facility para evaluar su entorno, determinar riegos y potenciales fallas que tenga el edificio inherentes a la naturaleza y condición de la instalación como tal, que pueden en el diseño o como parte de limitaciones incluso durante la construcción. Cualquiera que sea la razón, no existen edificaciones perfectas, y es por ello por lo que es importante conocer, aprender y evaluar las instalaciones para un mejor entendimiento y contingencia en caso de emergencias.

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Nuevamente, el objetivo final que se persigue es mantener las edificaciones operacionales, con la mayor confiabilidad posible y para ello es que la gestión del Facility Manager es fundamental, desde la estrategia, generación planes de emergencia, planes de mantenimiento preventivo y predictivo, aseguramiento de la calidad en la ejecución de las tareas relacionadas a la operatividad del edificio, planes de mejoramiento de las instalaciones y por supuesto, generación de Planes y Análisis de Riesgo para Recuperación ante Desastres.

Herramientas de apoyo

Herramientas como FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) son muy valiosas, porque le da acceso al Facility Manager a generar, simular y evaluar múltiples escenarios que se pueden dar en las operaciones y le permite preparar distintas respuestas para cada una de las condiciones a estudiar, incluso simular fallas, desde un ambiente controlado y verificar las afectaciones que tienen las facilidades y que tan rápido se pueden recuperar a una condición normal.

Si vamos más allá, aprovechando las nuevas tecnologías, no sería descabellado pensar en simulaciones y análisis de falla utilizando herramientas como Gemelos Digitales (Digital Twins), programando por ejemplo un sistema de Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado (HVAC), para estudiar diferentes comportamientos de un cuarto y simular escenarios que permitan analizar los sistemas de un edificio, sin afectar la operación o generar inversiones innecesarias.

Igualmente, para industrias más especializadas la IEST, en su documento IEST-RP-CC041.1 Planning for Recovery from Disruption to Cleanrooms and others Controlled Environments, ofrece lineamientos para identificar posibles eventos que puedan provocar interrupción del ambiente en un Cuarto Limpio y propone el desarrollo y prácticas de SOP, para lograr una restauración de las condiciones normales de operación.

En esta misma línea, en Cuartos Limpios, la norma ISO 14644, define la prueba Recovery Test, que simula contaminación en un cuarto limpio, por ejemplo, cuando una falla eléctrica afecte y apague el Aire Acondicionado, entonces se cuantifica el aumento en partículas en un periodo de tiempo determinado y luego se restablece las condiciones, encendiendo las unidades a su configuración original y se cuenta el tiempo que le toma al cuarto recuperar las condiciones normales, antes de la falla.

Esta información es documentada y considerada para realizar los planes de contingencia y análisis de riesgo necesarios para asegurar la operatividad del cuarto y garantizar en cuales condiciones se puede o no contaminar un proceso productivo dentro de un Cuarto Limpio. Un análisis de FMEA para este mismo cuarto, permite analizar otros múltiples escenarios de falla y cuantificar y calificar los riesgos potenciales según la severidad, probabilidad de ocurrencia e impacto que pueda ocasionar que una de estas fallas se presente en la realidad. Así entonces, los escenarios más críticos, se pueden validar por medio de pruebas de Recuperación (Recovery Test), en condiciones controladas, para evaluar los sistemas de facilidades de una planta, ver el comportamiento de estos y tomar acciones y medidas adicionales en caso necesario, previo a que suceda un evento.

Los estudios de Dinámica de Fluidos Computacional (CFD por sus siglas en Inglés), una herramienta adicional, puede simular diferentes condiciones, movimientos y escenarios que se pueden dar en un espacio físico para analizar por ejemplo el comportamiento del aire en un recinto, en oficinas para entender la afectación de la temperatura y humedad con ciertas condiciones, el comportamiento de las partículas en un cuarto limpio o el movimiento de algún gas tóxico y volátil en un ambiente industrial, por alguna falla o fuga accidental. Este último caso, fue un análisis que se aplicó a una empresa, para determinar dónde colocar los sensores de monitoreo del gas tóxico, además de determinar los tiempos de evacuación segura del cuarto en cuestión.

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Cada negocio es diferente

En las oficinas, es muy común que el Plan de Continuidad de Negocio o Business Continuity Plan (BCP), se resuma a hacer trabajo remoto, mantener la información en la nube, tomar un computador o dispositivo móvil y trabajar desde cualquier otro lugar. Esta condición válida se utilizó durante la pandemia relacionada al COVID-19 a inicios de esta década.

Pero no es una situación sostenible, aunque muchas empresas vieron esta contingencia como un plan permanente de operación, lo cierto que es que esta condición no es 100% replicable en todo tipo de industria, incluso empresas como Amazon han regresado a modelos presenciales, porque han visto una necesidad de mantener sus oficinas operando y hacer que sus colaboradores efectivamente colaboren dentro de sus entornos laborales.

Para empresas de manufactura o empresas que brindan servicios por ejemplo de ingeniería en las instalaciones de sus clientes, pensar en contingencias que impliquen trabajo remoto no es del todo viable y es allí donde los Planes de Recuperación de Instalaciones se vuelven críticos y necesarios. Por ello, se debe hacer ejercicios de análisis de riesgos y condiciones para medir realmente los impactos y afectaciones aplicables a cada operación de acuerdo con el giro de negocio o industria en la que se trabaje.

Conclusiones

Ante una situación de emergencia, el Facility Manager, tiene que estar preparado, no solo técnicamente, sino también en otras habilidades como análisis de datos y tendencias, estadísticas, herramientas de comunicación efectiva, toma de decisiones, liderazgo, manejo de crisis, y ahora incluso en el manejo de tecnologías disruptivas como IA, que pueden ayudar a simular de mejor manera los diferentes eventos a los que se puede enfrentar en cualquier instalación y asegurarse de reestablecer las condiciones en el plazo más corto posible.

Cualquiera de las herramientas y guías antes mencionadas, junto con la aplicación de la normativa internacional, representa una base clara para que el Facility Manager pueda prepararse mejor y así asegurar la continuidad de la operación que tenga a su cargo, misma que representa un factor determinante para un negocio exitoso.

Finalmente, los procesos de mejora continua, la implementación de SOP y normativas relacionadas, la comunicación efectiva y el entrenamiento y práctica en simulacros, al menos anuales, serán los aliados para estar mejor preparados ante las emergencias. FML

Gustavo Loría Solano Actualmente es Gerente de Operaciones en una empresa de Servicios Ingeniería Avanzada. Cuenta con más de 22 años de experiencia en operaciones de Facility Management, como cliente y como operador de servicios. Conozcamos más de Gustavo Loría Solano.