Por Jon M. Basañez
La normativa en Facility Management deja de ser opcional para convertirse en un componente estratégico de la gestión de instalaciones, riesgo corporativo, sostenibilidad y competitividad.
Resumen Ejecutivo
El Facility Management (FM) ha evolucionado desde ser una disciplina operativa hacia una función estratégica que responde a exigencias crecientes en sostenibilidad, eficiencia, integridad en cadena de suministro, transparencia y regulación, entre otros elementos. En los últimos años, normas internacionales como la serie ISO 41000, la norma europea EN 15221, estándares ANSI/BOMA, y regulaciones ESG han pasado de ser buenas prácticas voluntarias a componentes centrales de la normatividad aplicable, especialmente en Europa Occidental. En Latinoamérica, aunque el proceso es más heterogéneo, se observa un aumento en la adopción de estas normas, así como una presión regulatoria cada vez mayor.
En este artículo, analizo normas clave, comparo madurez regulatoria entre regiones, presento tendencias emergentes, y ofrezco recomendaciones prácticas y concretas para profesionales del FM que buscan implementar el cumplimiento normativo, alinear su estrategia corporativa con estándares regionales o globales, y usar herramientas operativas que les permitan medir y mejorar su desempeño normativo y profesional.
Evolución de la normatividad en FM
La disciplina del FM, tradicionalmente asociada a la gestión de edificios y servicios, comenzó a estructurarse normativamente en Europa con la EN 15221 (publicada en 2006). Esta normativa proporcionó una base homogénea para que las organizaciones evaluaran, planificaran y optimizaran los servicios de soporte y operación, permitiendo alinear la gestión de activos con los objetivos estratégicos de la empresa.
La EN 15221 también sentó las bases para la integración de criterios de sostenibilidad y eficiencia energética, anticipando tendencias regulatorias futuras en la región. Su adopción permitió profesionalizar el FM y fomentar un enfoque basado en procesos medibles y benchmarking comparativo entre organizaciones.
La serie EN 15221 incluye:
- EN 15221-1: Términos y definiciones (reemplazada por ISO 41011)
- EN 15221-2: Acuerdos de prestación de servicios
- EN 15221-3: Calidad en FM
- EN 15221-6: Medición de áreas/espacios
- EN 15221-7: Benchmarking de desempeño
Desde el 2012, se conforma el Comité Técnico ISO 267, Los representantes de 45 países han estado progresando activamente la iniciativa de normas FM internacionales desde 2012 y desde el 2017 publicó la serie ISO 41000, con los siguientes documentos:
- ISO 41011:2017: vocabulario estandarizado.
- ISO 41012:2017: acuerdos de FM.
- ISO 41013:2017: alcance, conceptos clave y beneficios de la gestión de instalaciones.
- ISO 41014:2020: desarrollo de estrategia FM.
- ISO 41015:2023: influencia de comportamientos organizacionales.
- ISO 41001:2018: sistema de gestión certificable, (equivalente a la ISO 9001 para FM).
Hoy, el “pipeline de las normas” proyecta nuevas guías sobre organización de FM, gestión del mantenimiento y actualización de los estándares ISO 41001 y 41012. Ya no se trata de una “mejor práctica voluntaria”, sino de un lenguaje global de obligatorio cumplimiento.
Existen también otras normativas aplicadas en Occidente para la disciplina del FM como:
- ANSI/BOMA (Estados Unidos)
Estos estándares contienen normativas focalizadas en la medición de áreas, identificación de espacios arrendables, comunes, etc. Sin embargo, estos estándares no cubren todos los aspectos del Facility Management (tales como procesos o sostenibilidad) pero son críticos para establecer acuerdos de espacio, contratos, benchmarking de costo/área, etc.
- Regulaciones ESG y de sostenibilidad aplicadas al FM
En la Unión Europea, regulaciones como la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), y la CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive), regulan factores de tipo ambiental, social, gobernanza y cadena de suministro que afectan directamente la gestión de las instalaciones (como por ejemplo higiene, residuos, eficiencia energética, etc.)
Adicionalmente, la Energy Performance of Buildings Directive (EPBD), con su revisión de mayo 2024, impone estándares para desempeño energético y eficiencia.
Comparativo de madurez normativa en FM (Panorama Global)
En la siguiente tabla, podemos observar una comparativa del estado actual de las normas que regulan las actividades relacionadas al FM tanto en Europa como en Latinoamérica:
Casos de países latinoamericanos con mayor avance
Brasil: Cuenta con legislación en eficiencia energética y políticas de certificación ambiental con incentivos fiscales. Empresas líderes como Sodexo han obtenido certificación ISO 41001, posicionando al país como pionero en Latinoamérica en la adopción de estándares FM. Algunas administraciones municipales exigen cumplimiento de normas de seguridad, higiene y accesibilidad en edificios públicos.
Chile: Dispone de regulación de eficiencia energética en edificación y construcción sostenible, con incentivos para certificaciones como LEED. Aunque la norma FM específica no es obligatoria, empresas privadas aplican ISO 41001 voluntariamente para demostrar competitividad internacional.
México: Posee marcos legales ambientales y certificaciones obligatorias en ciertos trámites de construcción. FM como área normativa específica no está ampliamente regulado, pero entidades federales y gobiernos estatales exigen cumplimiento de normas de salud, uso de agua y gestión de residuos.
Colombia: Cuenta con leyes ambientales, decretos de eficiencia energética y regulaciones sanitarias. El sector privado está adoptando normas ISO 41000 voluntariamente, pero el cumplimiento obligatorio es limitado.
Tendencias emergentes fuera de Europa y las Américas
En Asia, países como Singapur, Japón, Corea del Sur y algunos estados de India y China están desarrollando regulaciones sobre eficiencia energética, calidad del aire interior, salud ocupacional. Algunos estándares nacionales se alinean con ISO 41001 para propiedades de clase A.
En los Países Árabes, estados del Golfo (Emiratos Árabes Unidos, Arabia Saudita, Qatar) han promulgado códigos de construcción verdes, certificaciones de eficiencia energética, regulaciones de salud y seguridad estrictas, pero normas FM específicas aún en desarrollo o aplicadas sobre exigencia de licencias, uso de agua, manejo de residuos, confort térmico.
Conclusión y visión futura
Considero que estamos en un punto de inflexión. La normativa en Facility Management deja de ser opcional para convertirse en un componente estratégico de la gestión de instalaciones, riesgo corporativo, sostenibilidad y competitividad. En Europa Occidental, lo obligatorio y lo regulado ya domina; en Latinoamérica, aunque existe más fragmentación, la presión regulatoria, de inversionistas y de mercado está forzando avances rápidos en adopción de normas internacionales y de reporte ESG. Mirando hacia adelante, identifico estas tendencias emergentes:
- Evolución de la serie ISO 41000 completando guías sobre resiliencia, cambio climático, salud interior, riesgo climático
- Mayor obligatoriedad de reportes ESG vinculados con financiamiento internacional
- Integración de tecnología y digitalización para seguimiento en tiempo real del cumplimiento normativo (IoT, gemelos digitales, monitores ambientales)
- Más armonización entre normas regionales, reducción de la fragmentación normativa mediante acuerdos internacionales, adopción de estándares comunes para áreas, eficiencia y salud; entre otros.
Recomendación de hoja de ruta para profesionales de FM
Para finalizar, esta es la hoja de ruta que recomiendo para que una organización de cualquier región del mundo, logre una normatividad sólida en FM:
- Mapear el contexto local/regulatorio: identificar todas las leyes nacionales/regionales aplicables a edificación, salud, seguridad, eficiencia energética, sostenibilidad ambiental.
- Realizar análisis de brechas con normas internacionales: usar ISO 41000, EN 15221, ANSI/BOMA como referencia para identificar qué se está haciendo bien y qué falta.
- Definir prioridades: basado en riesgos (financiero, regulatorio, reputación), impacto operativo, costo/implementación.
- Implementar sistema de gestión FM: adoptar ISO 41001 o norma equivalente según el país; establecer roles, responsabilidades, procesos documentados, mecanismos de auditoría.
- Integrar ESG/sostenibilidad en todas las decisiones FM: establecimiento de KPIs ambientales, sociales y de gobernanza; requerimientos para contratistas; reportes internos y externos.
- Medir y reportar desempeño: usar dashboards, benchmarking, medir área conforme normas, consumo energético, satisfacción de ocupantes, cumplimiento legal.
- Actualizar continuamente: mantenerse al tanto de nuevas regulaciones nacionales e internacionales, innovaciones tecnológicas, mejores prácticas, retroalimentación del entorno operativo. FML
Jon M. Basañez Con más de 40 años de experiencia en Empresas Multinacionales y Locales, en Gerencia General, Comercial e Ingeniería, en LATAM y el Caribe. Ingeniero Mecánico, M.Eng. y Diplomado en FM; docente en FM e Ingeniería de Comercial. Consultor en gestión de infraestructuras y proyectos y ventas consultivas B2B. Conozcamos más de Jon M. Basañez.
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