En un entorno organizacional donde el cambio es constante, la infraestructura de las instalaciones evoluciona y se adapta para satisfacer nuevas demandas estratégicas. El Facility Manager, responsable de supervisar y mantener la infraestructura, no solo debe gestionar el espacio físico sino también liderar las adecuaciones, remodelaciones y en general los proyectos de mejora que respondan a las metas de la organización. La infraestructura de instalaciones es dinámica y refleja las prioridades y objetivos de la empresa, que a menudo cambian con el tiempo. Para cumplir con estos objetivos de forma eficiente, el Facility Manager necesita un enfoque estructurado y profesional en la gestión de proyectos.. Este marco le brinda una metodología organizada que facilita no solo la planificación, sino también la ejecución y el control efectivo de los proyectos en instalaciones.
La triple restricción del proyecto —costo, tiempo y alcance— es un concepto esencial que el Facility Manager debe dominar para gestionar proyectos exitosos. Los costos deben alinearse con el presupuesto, los plazos deben cumplirse sin retrasos y los requisitos del proyecto deben respetarse para garantizar el alcance inicialmente propuesto. Un cambio en cualquiera de estos aspectos afectará inevitablemente a los otros dos, poniendo en riesgo el éxito del proyecto. El Facility Manager debe de adoptar estrategias que minimicen estos riesgos y le permitan balancear efectivamente estos tres elementos en la ejecución de cada proyecto de infraestructura.
Un marco teórico ampliamente utiizado para la administración de proyectos, es descrito por el PMBOK (Ed. 7th) publicado por el Project Management Institute en el año 2021, ofrece una guía integral que permite al Facility Manager manejar proyectos desde una perspectiva profesional y orientada a resultados. Al integrar sus doce principios, que abordan áreas fundamentales de liderazgo, planificación, y gestión de los recursos, el Facility Manager puede llevar a cabo proyectos que no solo cumplen con los requisitos técnicos, sino también con los objetivos estratégicos de la organización. Estos principios incluyen la entrega de valor, el enfoque en las partes interesadas, la adaptabilidad y la mejora continua, todos aspectos clave en el contexto de instalaciones. Implementar estos principios ayudará al Facility Manager a coordinar de manera más efectiva todos los aspectos del proyecto.
El conocimiento de la administración de proyectos también permite al Facility Manager liderar equipos con claridad y eficacia. La capacidad de comunicación y de toma de decisiones informadas, apoyada en la estructura del PMBOK, le proporciona herramientas para motivar a su equipo y garantizar que todos entiendan sus roles dentro del proyecto. Esto es fundamental para reducir los errores y optimizar el uso de los recursos. Además, el Facility Manager debe coordinar con otras áreas y departamentos, como finanzas y recursos humanos, y aplicar una perspectiva de gestión de proyectos facilita esta colaboración, alineando a todos con los objetivos de la organización.
La competencia en administración de proyectos amplía el rol del Facility Manager y fortalece su capacidad de respuesta ante cambios inesperados. El PMBOK (Ed. 7th) resalta la importancia de la adaptabilidad y la gestión del riesgo, dos habilidades clave para un Facility Manager que debe lidiar con imprevistos en las instalaciones, como cambios de equipo, adaptaciones en el uso del espacio o ajustes en el mantenimiento. La habilidad para adaptarse rápidamente, tomar decisiones basadas en datos y ejecutar acciones correctivas asegura que los proyectos de instalación sigan siendo efectivos, incluso cuando surgen desafíos inesperados.
Además, el marco de trabajo del PMBOK (Ed. 7th) impulsa al Facility Manager a enfocarse en la calidad del proyecto, la cual rodea la triple restricción y asegura que los resultados finales cumplan con las expectativas de los usuarios y del negocio. La calidad no solo depende de cumplir con los plazos y el presupuesto, sino también de la satisfacción de las partes interesadas y de la alineación con los objetivos organizacionales. Un Facility Manager con esta visión estratégica puede priorizar proyectos que realmente agreguen valor, optimizando los recursos disponibles y aumentando el retorno de inversión para su organización.
El conocimiento profundo de los doce principios del PMBOK no solo le ayuda al Facility Manager en la gestión de proyectos, sino también en su desarrollo como líder en su organización. Estos principios fortalecen su capacidad de planificación, la adaptabilidad ante el cambio y su habilidad para fomentar una cultura de mejora continua, características fundamentales en un entorno en constante evolución. Además, el enfoque en el liderazgo y la comunicación que promueve el PMBOK le permite al Facility Manager tomar decisiones alineadas con la misión y visión de la organización, generando un impacto positivo en el desarrollo del equipo y en la infraestructura.
En conclusión, la competencia de Administración de Proyectos no solo es una ventaja, sino una necesidad para los Facility Managers. En un mundo donde las instalaciones deben adaptarse constantemente a los cambios organizacionales, éste conocimiento le permite una gestión estructurada y estratégica. Esto no solo mejora la ejecución de proyectos, sino que contribuye directamente al valor que el Facility Manager aporta a su organización, elevando su rol como líder en la gestión de instalaciones y reforzando su impacto en el éxito general del negocio.
