Nota: CheckingPlan – Soluciones Inteligentes para la Gestión y Optimización de Procesos del FM – Jose María de la Cerda y Oscar Ventura – CUATROOCHENTA


Jose María De La Cerda, tiene un Diplomado en Ciencias Económicas y Empresariales por la universidad de Burgos (España) MBA en Gestión Integral de Pymes y Grandes Empresas por la UNED. Master en Administración de Sistemas informáticos por el instituto Europa de Vitoria (España). Más de 30 años de experiencia como consultor de negocio en proyectos de ERP, Facility Management y Facility Services, gestionando clientes como Ferrovial, Valoriza, DBP, TSK y en general Empresas relacionadas con el sector servicios e inmobiliario.
Oscar Ventura, español con residencia y base en Colombia. Manager Latam (Centro América y Latino América) para el grupo Soluciones Cuatroochenta SA. Country Manager Colombia y Panamá para Cuatroochenta Latam SAS. Más de 18 años de experiencia en diferentes sectores privados, dentro de los cuales, más de 5 años en el sector de IT.

Hoy les traemos una nota especial acerca de la exposición denominada “CheckingPlan – Soluciones Inteligentes para la Gestión y Optimización de Procesos del Facility Management”, presentada por Jose María De la Cerda, Adjunto a la Dirección de Proyectos y Oscar Ventura Country Manager Colombia de Cuatroochenta, durante el workshop de FACMAN – LATAM 2020, desarrollado en el mes de Noviembre 2020.

FML ¿Cómo ha sido la evolución de la herramienta CheckingPlan a lo largo de los años? ¿Crees que cada vez los requisitos de los clientes de CheckingPlan son más complejos?

José Ma. Primero nos dimos cuenta de que en el mercado existía la necesidad de hacer ciertas gestiones, sobretodo de forma automatizada, para los sectores del Facility Management o en este caso el Facility Services. En CheckingPlan disponíamos de una herramienta que servía para la gestión de flotas, y a partir de ella se desarrolló algo similar para este tipo de operaciones. Empezamos con una empresa dedicada al Facility Services en España que aglutina actualmente a casi 200.000 activos inmobiliarios (SAREB).

Se empezó gestionando de una manera muy rudimentaria, y nos dimos cuenta de que podíamos ofrecerle esta herramienta, a través de la cual se pasó del Facility Services al Facility Management. Así, basándonos en esta y otras necesidades de clientes concretos hemos evolucionado a unos niveles que son bastante avanzados.

FML ¿Crees que los requisitos de los clientes respecto a la herramienta CheckingPlan son más complejos a medida que pasa el tiempo?

José Ma. Los requisitos no son más complejos. Lo que se requiere es que cada vez el trabajo sea lo más automatizado o desatendido posible para que la mano de obra se pueda dedicar a otras funciones donde realmente se necesite la mano humana. Por poner un ejemplo, las APPs que llevan los operarios en los móviles permiten que al realizar una tarea completen un cuestionario, lo que se hacía de forma manual y requería cierto tiempo del operario para escribir y ejecutarlo. Entonces desarrollamos una funcionalidad para que la herramienta pudiera utilizar el micrófono del teléfono y que el operario pudiera responder las preguntas por voz y el teléfono hiciera la transcripción, con lo cual mejoramos esa utilidad.

Otro ejemplo lo tenemos en que nos dimos cuenta de que cuando un operario va a un determinado edificio, no siempre tiene a mano el teléfono, o no tiene la voluntad de ser riguroso y registrar su presencia y el servicio que va a ejecutar. Por ello, se identifica cada estancia con un TAG NFC de tal manera que cada vez que un operario llega a dicha estancia, no tiene que agarrar el teléfono y buscarla; simplemente toma el teléfono, lo pasa por delante del TAG y automáticamente se visualiza el checklist que tiene que rellenar.

Esto, unido a la personalización nos permite configurar que, si por ejemplo estás en un quirófano en un hospital, te salte el checklist adecuado para un quirófano, diferente de si estás en recepción, atendiendo la limpieza… y así el checklist adecuado para cada estancia que se visite. Estas automatizaciones están avanzando de la mano de los clientes para implementarlas. No ha cambiado mucho el trabajo en sí, lo que sí ha cambiado son las peticiones de los clientes para aplicar la tecnología que existe para que la labor sea más fácil y más cómoda.

FML ¿Cuál ha sido el o los más grandes retos para Cuatroochenta en la atención de algún requisito en particular para algún determinado cliente?

José Ma. Desde Cuatroochenta, como compañía especializada en el desarrollo e implantación de soluciones digitales cloud, siempre tenemos como objetivo mejorar el rendimiento y la seguridad de las empresas. Nuestra orientación es siempre hacia la optimización de los procesos y la mejora de los resultados de nuestros clientes y por ello todos nuestros proyectos ponen especial atención en el análisis inicial de los requisitos. Desde Cuatroochenta ofrecemos desarrollo de software adhoc o implantación de soluciones de negocio, como Gold Partner de Microsoft Business Central, y servicios de ciberseguridad de alto nivel con un Security Operations Center propio con sede en Panamá y en España. Pero también una completa suite de productos con servicios como firma con certificado digital, digitalización de facturas o CheckingPlan para la gestión de Facility Management y Facility Services, entre otros.

Otro punto importante es que nuestro equipo de Business Analysis cuenta con una formación técnica importante. En mi caso, como Consultor Post-Venta, me dedico en determinados clientes a hacer la consultoría y la propia instalación de la herramienta.  Tenemos formación técnica para efectuar integraciones como por ejemplo contadores de personas en una playa, en un estacionamiento o en un edificio. Ese perfil comercial es una forma de diferenciarse mucho de la competencia. Igualmente la capacidad que tenemos de saber escuchar a nuestros clientes, de asumir como nuestras sus necesidades y planteárnoslas como retos, para que podamos dar solución casi inmediata a las solicitudes de los clientes. Creo que es lo que nos diferencia del resto.

FML. ¿Cómo se comercializa CheckingPlan? ¿Tienen productos ‘paquetizados’ para clientes de diferentes tamaños o envergadura?

José Ma. La herramienta tiene una estructura bastante paquetizada, está estructurado en módulos. Normalmente ofrecemos nuestros servicios en la nube, cosa que a todos los clientes les viene bien, dado que obtienen un costo variable, que en cualquier momento el cliente puede eliminarlo, no tiene un costo fijo. No tiene que adquirir una licencia de software, ni pagar una cantidad enorme de dinero, y cuando no lo necesita no sabe qué hacer con él. Nosotros ofrecemos eso, y lo hacemos como un costo variable.

Por otro lado, ese costo está tabulado, por ejemplo si viene un cliente viene con una petición de una licencia, nos podemos adaptar. Hace poco un cliente, en el campo del Facility Services, nos solicitó el servicio para un único camión, y lo podemos atender, al igual cuando viene un cliente muy grande, que nos pide por ejemplo 200 licencias, también lo podemos brindar una oferta para esa cantidad de licencias con otro precio, y luego podemos ofrecerle servicios de integración, que es lo que más nos demandan los clientes grandes. Aquí en España o en Chile, donde tenemos otra delegación, vienen clientes que nos solicitan las  licencias SAAS (software as a service), pero además  también necesitan que les ayudemos a realizar el mantenimiento y lo que conlleva mantener alojadas esas licencias en un determinado data center. Brindamos ese tipo de servicios de soporte, demandado sobretodo en clientes grandes, no así en los clientes más pequeños.

FML. En cuanto al idioma bajo el cual fue desarrollado CheckingPlan, entendemos español e inglés. Para poder ingresar a uno de los mercados latinoamericanos más grandes como Brasil, ¿también está disponible en portugués?

José Ma. La herramienta es multi-idioma. Ahora mismo tenemos un proyecto que estamos esperando que se lance en Brasil, y lo único que falta es la traducción al portugués. La herramienta incorpora un módulo que nos permite traducirlo al idioma que deseemos. Dentro de la organización hay mucha gente que habla distintos idiomas. Sin embargo en Latinoamérica, Brasil es el único sitio donde no podemos ofrecer una integración al cien por ciento debido al idioma. Hacer la traducción con el módulo que incorpora la herramienta, no supone un tiempo mayor a un mes. No es mucho más que el tiempo de traducir los textos.

FML. En el caso de que un cliente desee hacer un upgrade en la estructura como fue configurada la organización en CheckingPlan, es decir, cambios en los ambientes, en la cantidad de pisos y edificios o cambios en los responsables, ¿es libre para cada cliente o comprende un desarrollo?

José Ma. Ese tipo de cambios suceden en las organizaciones grandes, y lo más habitual es que nos soliciten ese servicio. No obstante, las opciones de poder configurarlo los usuarios las tienen, ya que la propia herramienta incorpora un sistema de árbol. En la raíz de ese árbol, nosotros solemos dividir la herramienta por áreas de negocio. Por ejemplo, puedo estar en el sector de Facility Management, dentro de esta área puedo tener un grupo de personas dedicadas a inspeccionar o revisar pisos. Y a la vez tener a otro grupo de personas dedicadas a revisar instalaciones técnicas. El resultado es que  tendría dos áreas de negocio diferenciadas dentro de la misma base de datos y podría hacer análisis compartidos. Partiendo de esas dos áreas de negocio, podemos ir extendiendo el árbol tanto como se necesite, y siempre sobre una estructura de sitios y zonas ya definidos, que también puede crecer tanto como se requiera.

Por ejemplo, puedo tener una urbanización de edificios, y estructurarla en forma de árbol. Puedo crear un sitio donde estén todos los edificios, luego esa urbanización se va a dividir en diez portales, cada portal se puede dividir en dos edificios, edificio A y edificio B, y cada edificio se puede dividir en 10 plantas, y cada planta se puede subdividir en 4 departamentos. En definitiva, puedo profundizar en el árbol tanto como quiera. Y dentro de esa estructura, sobre todo un edificio entero, puedo aplicar servicios, aplicar los equipos que efectuarán las revisiones técnicas, aplicar los equipos que realizarán los mantenimientos de ese edificio, ya sea limpieza, o sea revisión del inmueble. Es decir, sobre esa estructura de sitios en forma de árbol, también puedo definir unas áreas de actividad en forma de árbol.

En cuanto a los usuarios, puedo definir roles personalizados en forma de árbol para que puedan acceder a cada una de las partes de forma diferenciada. Puedo tener una persona que pueda acceder a uno de los edificios, a toda la urbanización, sólo a un departamento, o lo que necesite.

Toda la configuración es accesible para cualquier usuario, también según su rol. Es habitual que el cliente que ha contratado la gestión de dos, tres o cuatro edificios, sea él mismo quien se configure esta gestión. Pero también es habitual que existan clientes como EULEN, COMPASS, SODEXO, que contratan ese servicio, y en lugar de dedicar un administrativo a efectuar esa gestión, nos solicite que realicemos ese servicio.

FML. Se habló en la exposición acerca de los API de la herramienta. ¿Es posible conectar la herramienta con algún dispositivo de medición, por ejemplo con una cámara termográfica FLUKE o alguna llave térmica SCHNEIDER?

José Ma. Sí es posible, y lo hacen precisamente a través de este API. Ahora mismo tenemos homologados muchos dispositivos IoT, para poder hacer esas conexiones. No todos los dispositivos se pueden conectar directamente. Por ejemplo las de Schneider creo que tienen un software propietario, y no te dejan conectarte de forma directa, son cerradas. Pero sí nos podemos conectar al software que usa Schneider a través de la propia API y al final recuperamos los datos igualmente. Hay algunos casos donde vamos a poder recuperar los datos de forma directa del propio dispositivo, y hay otros casos donde recuperamos el dato a través de una integración con ese tercer software.

FML. ¿Y Uds. como Cuatroochenta comercializan sus propios gadgets o dispositivos IoT, o solo gestionan CheckingPlan?

José Ma. Cuatroochenta no solo es CheckingPlan, Cuatroochenta comercializa otros muchos productos, por ejemplo distribuimos Business Central (antes NAVISION), el ERP de Microsoft con todo lo que ello conlleva, tenemos software de gestión CRM de Business Central que también distribuimos a través de esa línea de negocio. También tenemos productos y servicios de ciberseguridad, como UareSAFE, una plataforma de Endpoint Mobile Security para la securización de todos los dispositivos de una compañía, que incluye un servicio de detección de todo tipo de malware y el acceso a una red VPN de última generación. En definitiva, no solo nos centramos en CheckingPlan, sino que hay muchos productos y servicios alrededor.

Oscar. Además hacemos desarrollo a medida para lo que los clientes requieran. Tenemos una metodología que se llama ‘Desarrollo Continuo’ donde desde que iniciamos el proyecto con la empresa, coordinamos unas horas de trabajo mensuales, facturables cada mes, desarrollando el proyecto a la medida según vaya requiriendo el cliente. La ventaja es que si a mitad de mes, el cliente ha pensado que ya no quiere esta funcionalidad y requiere otra, se le puede hacer el cambio sin perjudicarlo, pues vamos sobre el tiempo realmente empleado. Y luego tenemos otros productos tales como Sefici, UareSAFE, Geombo…

Jose Ma. Lo que quería destacar es que somos fabricantes de todos ellos. Y aunque CheckingPlan es seguramente nuestro producto estrella, abarcamos muchas más actividades que actualmente cubren todas las áreas de la empresa.

FML. Y en relación al API de integración, ¿tiene un costo mensual de uso por transacción o es de uso libre por los clientes de CheckingPlan?

José Ma. Las cuotas mensuales que se cobran por CheckingPlan cuando se vende en modo SaaS (Software As A Service), otorgan  derecho a utilizar ese API. Pero hay otros casos en que se incorporan API de terceros que sí que tiene un costo por uso. Por ejemplo hace poco se nos planteó hacer un desarrollo para mejorar CheckingPlan y aplicarlo en servicios de atención domiciliaria. Hay una APP que está ahora mismo en proceso de finalizar su desarrollo que sirve para comunicarse telefónicamente vía internet a través de la APP con un paciente en su domicilio. Esa comunicación sí que requiere de una cuota y se cobra por ese uso, dado que requiere de la utilización del API de terceros que cobran por ese uso para llamadas.. Pero en general los API para conectarse a dispositivos IoT o para conectarse con nuestras herramientas, con un ERP, con un CRM, etc.…, está contemplado dentro de las licencias mensuales de CheckingPlan.

FML. ¿Es posible incluir el registro de gastos, precios de venta en cada incidencia a fin de monitorizar los márgenes de ganancia a medida se ejecutan las mismas?

José Ma. Sí, CheckingPlan nos daría ese consumo de gastos. Podemos definir una tabla de productos, clientes, proveedores… y al final vamos a tener un listado de gastos. Si luego queremos hacer otras gestiones como facturar o poner un margen de beneficio para pasar un informe final al cliente, que signifique un precio, lo vamos a tener que hacer sincronizándolo con una ERP. Que no tiene por qué ser Business Central, puede ser con cualquier otro. Nos comunicamos con cualquier ERP a través del API. Esa gestión resulta muy sencilla.

FML. En los siguientes años, ¿Cómo visualizas los futuros apps de gestión inmobiliaria? ¿Qué nuevos retos están por venir?

José Ma. Hay dos retos principales.

Por un lado los sensores IoT. Su uso cada vez está más estandarizado debido a que los costos son accesibles cada vez a un mayor número de empresas.. Hoy lo estamos viendo con los sensores de peso. Hasta hace algunos meses, un sensor de peso embarcado en un vehículo podría costar alrededor de US$8,000 – US$9,000. Al día de hoy, ese precio ha bajado a alrededor de los US$1,000. Creo que veremos precios menores en un futuro. Este abaratamiento de costos va a llevar a las empresas a querer utilizarlos en su día a día.

Este es el primer reto: cómo incorporar estos sensores que están saliendo, que son cada vez más accesibles a las empresas, a su modelo de negocio.  Desde sensores de temperatura para un camión frigorífico o dentro de un edifico poder manipular el aire acondicionado en función de la temperatura exterior o temperatura interior o determinadas variables, pasando por los sensores de peso que estábamos hablando, prácticamente cualquier tipo de sensor que se nos ocurra que nos puede ayudar en la gestión de nuestro negocio, es relativamente fácil integrarlo con CheckingPlan. El problema de estos sensores era el precio, pero cada vez está siendo más barato, por lo que muchas empresas van a ir incorporando este tipo de tecnologías.

El segundo reto que veo es cómo incorporar estas tecnologías, pero de una forma segura. Por ejemplo, ahora mismo hay un sensor que vendemos bastante, pero no a pequeñas empresas, sino a empresas de cierto volumen que son los localizadores de personas en el interior del edificio. Esto nos lo demanda bastantes empresas como EULEN o SODEXO, que tienen un gran número de personas repartidas dentro de un hospital, y quieren saber en qué estancias están dentro de ese hospital. Aunque el costo es un poco elevado  reporta un beneficio mayor que es poder optimizar el trabajo dentro del hospital. Sin embargo, algunos de estos sensores tienen un problema de seguridad, y es que cada uno tiene su contraseña. Si no la cambias, todos tienen la misma. En Cuatroochenta tenemos un área especializada en ciberseguridad, bajo la marca Sofistic, desde la que ofrecemos servicios y productos que nos ayudan a ‘asegurar’ estas conexiones con todo este tipo de sensores. Si yo tengo un sensor que me está dando la localización de un empleado y le dejo con una contraseña insegura, un ‘atacante’ puede saber por la IP de ese sensor, cuál es la estructura de mi red, puede averiguar cuál es el servidor, a partir de allí ir ‘tirando del hilo’ e ir haciendo un ‘ataque’ más estructurado a mi organización. Este tipo de seguridad es otro reto al que podemos dar respuesta con nuestra rama especialista en ese tema. La unidad de ciberseguridad de nuestra compañía ofrece además a las empresas soluciones integrales de seguridad para todas las áreas de la empresa.

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