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Contenido de esta Lección
Lectura 1
La Gestión de Acciones y la Definición de la Siguiente Acción en FM
Muchas veces nos quedamos tratando solo de administrar nuestro tiempo, cuando en realidad deberíamos de administrar nuestras acciones. A menudo, como Facility Manager, nos encontramos inmersos en una lista interminable de tareas, compromisos y responsabilidades, lo que nos lleva a actuar de manera reactiva, sin detenernos a pensar previamente en cómo gestionar de manera eficaz nuestro tiempo, nuestra información y, sobre todo, nuestras prioridades.
La clave, en este sentido, no reside únicamente en la organización del tiempo, sino en la correcta administración de nuestras acciones, lo que nos permitirá ser más productivos y tomar decisiones más acertadas en el día a día. En definitiva, la gestión de acciones [1] es lo que nos ayuda a avanzar hacia nuestros objetivos y a responder adecuadamente a las demandas de la operación, evitando la sensación de estar siempre apagando fuegos y permitiéndonos enfocarnos en lo verdaderamente importante.
Una vez que hemos recopilado la información relevante, es fundamental detenernos a analizarla con detenimiento y preguntarnos si esa información requiere o no alguna acción. Esta reflexión es esencial para evitar que nuestro trabajo se convierta en una acumulación de datos innecesarios y tareas sin propósito.
Existen dos posibles respuestas: SÍ o NO.
Si la respuesta es NO, tenemos la posibilidad de eliminar esa información para evitar saturarnos o decidir guardarla, ya sea para utilizarla en un futuro o simplemente como referencia para consultas posteriores. Esta decisión nos ayuda a mantener nuestro entorno de trabajo limpio y enfocado, permitiéndonos acceder rápidamente a lo que realmente necesitamos cuando el momento lo requiera.
Por el contrario, si la información recopilada sí requiere una acción, debemos dar un paso más y preguntarnos para qué proyecto o área necesitamos esa información y cuál sería el paso a seguir. Esta reflexión nos obliga a definir el propósito de la tarea y a establecer el camino a seguir para cumplir con nuestros objetivos. En este punto, la gestión efectiva de las acciones se convierte en una herramienta poderosa, ya que nos permite priorizar, delegar o ejecutar actividades de manera estratégica y eficiente.
Será difícil que te enfrentes como Facility Manager a resolver las distintas problemáticas que exige la operación si no te tomas el tiempo previamente para recopilar y procesar cada una de tus tareas pendientes. La clave está en preguntarte:
¿Qué va primero?
¿Qué va después?
Después de recopilar cada una de tus tareas y compromisos, es necesario iniciar su procesamiento respondiendo a la pregunta “¿Cuál es la siguiente acción?”. Al responder esta pregunta, nos obligamos a pensar de manera concreta en la actividad que debemos efectuar a continuación para avanzar en el cumplimiento de nuestros objetivos. Este enfoque nos ayuda a evitar la procrastinación y a tomar decisiones que impactan directamente en la eficiencia de nuestro trabajo.
Ejemplos de este proceso pueden observarse en situaciones cotidianas del Facility Manager. Por ejemplo, después de terminar una reunión con un cliente, es necesario redactar el acta de acuerdos para dejar constancia de lo pactado y asegurar el seguimiento de las acciones. Cuando finalizamos una inspección a nuestro edificio y evidenciamos una falta de limpieza, es necesario contactar de inmediato al supervisor para levantar la observación y garantizar que el entorno cumpla con los estándares requeridos. Asimismo, tal vez la coordinación con el equipo de Tecnología para hablar de mejoras en la app de seguimiento de servicios es una acción que puede surgir tras analizar la información recopilada sobre la operativa diaria.
En todos estos casos, la definición clara de la siguiente acción permite que el Facility Manager se mantenga proactivo y orientado a resultados.
La utilidad de definir “si se requiere o no acción” tras la recopilación de información, así como establecer “cuál es la siguiente acción”, es fundamental para cualquier Facility Manager que aspire a optimizar su gestión. Este proceso no solo facilita la toma de decisiones, sino que también contribuye a una mayor claridad en la planificación, una mejor organización del equipo y un entorno de trabajo más eficiente y ordenado. Adoptar este enfoque supone un cambio significativo hacia una administración más consciente y estratégica, que sin duda repercutirá positivamente en tu operación y en el logro de los objetivos planteados.
Al momento de determinar la decisión de ejecutar la “siguiente acción” como Facility Manager, es clave comprender que existen tres opciones principales para “tomar acción” de manera eficiente y estratégica. Estas opciones son: hacerlo, delegarlo o posponerlo. La elección entre una u otra está directamente vinculada al tiempo que requiere la actividad y a la pertinencia de quién debe ejecutarla, lo que nos lleva a la regla de los ‘dos minutos’ [1]. FML
[1] David Allen (2001) Organízate con Eficacia.
Lectura 2
La Regla de los Dos Minutos como Herramienta de Productividad para el Facility Manager
Esta regla resulta especialmente útil en el entorno de la gestión de instalaciones, donde los retos diarios exigen respuestas ágiles y un uso óptimo de los recursos disponibles. La regla de los dos minutos [1] establece que, si una tarea puede completarse en menos de dos minutos, lo más conveniente es ejecutarla de inmediato. Este enfoque permite reducir la acumulación de tareas pendientes, evita la procrastinación y contribuye a mantener el flujo de trabajo sin interrupciones.
Por ejemplo, tras una reunión con un cliente, es habitual que se definan una serie de acuerdos que requieren acción inmediata. En estos casos, el Facility Manager debe analizar cuáles de esas actividades puede resolver directamente, teniendo toda la información necesaria y la capacidad de llevarlas a cabo. Si alguna de estas tareas, como enviar una convocatoria para una nueva reunión, redactar un breve mensaje para el equipo o realizar una llamada rápida para dar una instrucción, puede hacerse en dos minutos o menos, es recomendable proceder sin demora. Esta práctica no solo facilita el seguimiento de compromisos, sino que también genera una sensación de avance y control sobre las responsabilidades diarias.
El segundo escenario se presenta cuando la tarea demandará más tiempo del disponible en ese momento o cuando el Facility Manager no es la persona adecuada para realizarla. En este caso, la opción más eficiente es delegar la actividad a quien corresponda. Delegar no solo optimiza el uso de los recursos humanos, sino que permite al responsable de instalaciones centrarse en las acciones que realmente requieren su intervención directa.
Por ejemplo, durante la supervisión del servicio de preparación de un auditorio para una reunión con el Directorio, si se detecta la necesidad de analizar el coste-beneficio para modernizar el sistema de iluminación del auditorio, esta tarea puede requerir conocimientos específicos y un análisis detallado que excede el marco de la regla de los dos minutos. Por tanto, lo más acertado sería delegar dicho análisis al supervisor de proyectos, quien está mejor capacitado para llevarlo a cabo y puede aportar una visión técnica y económica precisa.
La tercera opción es posponer la tarea, pero solo cuando el Facility Manager es la persona adecuada para ejecutarla y en ese momento no dispone de toda la información o el tiempo necesario para completarla. Posponer no significa olvidar, sino reprogramar la acción para un momento más oportuno, asegurando que se realice con la calidad y el enfoque requeridos. Por ejemplo, tras inspeccionar un cuarto de tableros recién modernizado, puede surgir la duda sobre si el modelo de los controladores corresponde al diseño previamente aprobado.
Si revisar las especificaciones del proyecto requiere más de dos minutos, la acción debe posponerse hasta contar con el tiempo y los datos necesarios para una revisión exhaustiva. Sin embargo, si al mismo tiempo se detecta que falta el diagrama unifilar y el aterramiento de un circuito y llamar al proveedor para corregirlo es una tarea que toma menos de dos minutos, es conveniente realizar esa llamada de inmediato, aprovechando la simplicidad y rapidez de la acción.
La aplicación de la regla de los dos minutos en el día a día del Facility Manager no solo mejora la eficacia en la gestión de tareas, sino que también fomenta una cultura de proactividad y orden. Cada vez que una tarea se ejecuta en el momento adecuado, se libera espacio mental, se reduce la carga de trabajo y se incrementa la capacidad de respuesta ante los desafíos de la operación FM. Además, este método ayuda a priorizar lo verdaderamente importante, evitando la saturación de actividades y asegurando que las decisiones se tomen de manera consciente.
En definitiva, la regla de los dos minutos es una herramienta práctica y poderosa para transformar la manera en que se gestionan las acciones dentro del facility management, contribuyendo a un entorno laboral más eficiente, organizado y orientado al logro de los objetivos. FML
[1] David Allen (2001) Organízate con Eficacia.
Comprensión de Lectura
Cuestionario
La regla de los dos minutos para los Facility Managers
Criterio de Evaluación Académica: Se evaluará la profundidad con la que el estudiante logre conectar la metodología de toma de decisiones con la eficiencia operativa. El Facility Manager debe demostrar que ha comprendido que la regla de los dos minutos no es solo una técnica de rapidez, sino un sistema de administración consciente para mantener el control y el orden en la gestión de instalaciones.